L’Agenda è il principale strumento con cui organizzare gli appuntamenti su Treatwell Pro ed è la prima area che compare dopo il login al gestionale. Da quest’area, infatti, è possibile gestire orari, prenotazioni, riepiloghi giornalieri degli appuntamenti e turni dello staff.
È possibile ritornare alla visualizzazione dell’Agenda da qualsiasi altra sezione del gestionale attraverso il menu laterale: è sufficiente cliccare prima le tre linee in alto a destra per richiamare il menu e poi la voce “Agenda”.
Panoramica dell'Agenda
Nella barra superiore si trovano, in ordine da sinistra:
il calendario (cliccandoci è possibile navigare tra i giorni e i mesi dell'anno);
l'orario aggiornato;
il menu per la visualizzazione giornaliera o settimanale dell'agenda;
il filtro per le colonne dei collaboratori in Agenda, che permette di visualizzare tutti i collaboratori o soltanto i collaboratori al lavoro;
icona fulmine relativa alla promo flash, che indica la durata residua dell'iniziativa;
panoramica del giorno degli incassi previsti, degli appuntamenti e delle disdette;
icona scudo della protezione contro le cancellazioni, dove è possibile visualizzare l’elenco degli appuntamenti non ancora coperti dalla protezione;
pulsante di accesso al menu laterale.
Sul bordo sinistro dell'agenda, nell'asse verticale, vengono indicate le ore. L'Agenda ha come primo valore partendo dall’alto l’orario di apertura del salone e come ultimo l’orario di chiusura (in base agli orari di apertura impostati sul gestionale dal salone).
Le linee orizzontali più sottili suddividono graficamente l'ora in slot da 15 minuti, mentre le linee più spesse indicano le ore. È possibile inserire un appuntamento solo in corrispondenza delle linee (:00, :15, :30 e :45).
La linea verde indica l'orario attuale e corrisponde all'ora indicata sulla barra in alto. Si sincronizza automaticamente con l'orario del dispositivo che si sta utilizzando.
Le colonne dell'Agenda indicano i collaboratori: i nomi dei membri dello staff vengono indicati sulla prima riga in alto. Cliccando su un nome viene richiamato un menu collaboratore attraverso cui è possibile modificare alcune condizioni (ad esempio segnalare la presenza o l'assenza dell'operatore, forzare l'orario di lavoro, indicare permessi o malattia).
La porzione di agenda segnalata in grigio indica gli orari in cui il collaboratore non è attivo. All’interno delle sezioni inattive non è possibile creare o spostare appuntamenti.
Visualizzazione in base al dispositivo
La visualizzazione delle colonne dei collaboratori in agenda può essere differente in base al dispositivo utilizzato e alle dimensioni dello schermo: ad esempio, utilizzando l’app Treatwell Pro su uno smartphone da circa 6 pollici in verticale, vengono mostrate 2 colonne, mentre tenendo in orizzontale il dispositivo ne vengono visualizzate 4.
Sul display più ampio di un tablet o di un PC, invece, il numero di colonne visibili su un’unica schermata è maggiore.
In ogni caso è possibile navigare su tutte le colonne dei collaboratori in Agenda utilizzando le freccette poste sulla barra in alto, accanto all’icona fulmine delle Promo Flash.
Significato dei colori degli appuntamenti
Gli appuntamenti inseriti in agenda vengono visualizzati in colori diversi, ognuno con un significato preciso:
Blu: l'appuntamento è stato inserito dal salone direttamente dall'agenda
Rosso: l'appuntamento è stato prenotato online da un cliente
Arancione: l'appuntamento è stato fissato da un cliente che ha richiesto un membro specifico del personale
Verde: l'appuntamento del cliente è cominciato e si trova ora nel salone
Grigio: il cliente ha terminato l'appuntamento ed è uscito
Visualizzazione giornaliera o settimanale
Le visualizzazioni giornaliera e settimanale dell’Agenda sono indispensabili per velocizzare e rendere più agevoli le azioni all'interno dell'agenda.
Visualizzazione Giornaliera
La modalità giornaliera è quella predefinita: grazie ad essa è possibile visualizzare in un'unica schermata le colonne di tutti i membri dello staff con gli appuntamenti della giornata.
Con la visualizzazione giornaliera è più facile individuare la disponibilità di un membro del team e inserire gli appuntamenti richiesti nella relativa colonna.
Visualizzazione Settimanale
Scegliendo la visualizzazione settimanale, vengono mostrate le colonne dei collaboratori per tutti i giorni della settimana in corso. Trascinando le prenotazioni (drag & drop) è possibile spostare rapidamente un appuntamento in un giorno differente.
È possibile spostare l’appuntamento solo in un giorno della stessa settimana: con la modalità settimanale, infatti, non è disponibile la funzione “Taglia” (per riprogrammare una prenotazione in un giorno differente sfruttando questa funzione è necessario utilizzare la visualizzazione giornaliera).
L’agenda settimanale, inoltre, permette di filtrare gli appuntamenti di uno solo o più membri dello staff, selezionando i nomi dei collaboratori dal menù a tendina dedicato, posto accanto alla modalità di visualizzazione.
Filtrando gli appuntamenti con un solo staff member, sarà molto più semplice e veloce individuare la disponibilità a lungo termine del collaboratore e organizzare gli appuntamenti per tutta la settimana.
NB: i dettagli degli appuntamenti nella visualizzazione settimanale saranno visibili soltanto selezionando un membro dello staff dal menu a tendina.