Con Treatwell Pro è possibile spostare rapidamente un appuntamento in Agenda in un orario differente o riprogrammarlo per una data successiva, utilizzando il trascinamento tramite mouse o touch (il "drag & drop") e la funzione "Taglia", in base alla data in cui si desidera modificare la prenotazione.
Il trascinamento può essere utilizzato per spostare un appuntamento ad un orario differente dello stesso giorno di lavoro o della medesima settimana (sfruttando la visualizzazione settimanale dell'Agenda), mentre la funzione "Taglia" è la più utile per spostare la prenotazione in un periodo successivo. Insieme alla scheda appuntamento vengono spostati tutti i servizi prenotati e presenti al suo interno.
Come spostare un appuntamento in un orario differente
Per spostare un appuntamento in un orario diverso nella stessa giornata è sufficiente cliccare sulla prenotazione visibile in Agenda e tenere premuto per trascinare la casella sulla nuova fascia oraria desiderata. Rilasciare poi il tasto (o il dito se si ta utilizzando Treatwell Pro su un dispositivo touchscreen) per rendere attiva la modifica.
Con lo stesso sistema è possibile spostare un appuntamento da un collaboratore ad un altro, trascinandolo sulla relativa colonna. Questa modifica è valida solo se il membro dello staff è abilitato a svolgere il trattamento previsto nella prenotazione.
Come spostare un appuntamento in un giorno differente
È possibile modificare la data di un appuntamento riprogrammandola per un giorno della stessa settimana o per un periodo successivo.
Spostare l'appuntamento nella stessa settimana
Se si desidera spostare un appuntamento in un giorno diverso, ma nella stessa settimana, è possibile anche in questo caso sfruttare la funzionalità di trascinamento:
scegliere innanzitutto la visualizzazione Settimanale dell'Agenda dal menu a tendina disponibile sulla barra in alto;
cliccare con il tasto sinistro del mouse sull'appuntamento da spostare (o con il dito, se si sta utilizzando un dispositivo touchscreen) e tenere premuto;
spostare l'appuntamento al nuovo giorno.
NB: la visualizzazione settimanale dell'Agenda non permette di utilizzare la funzione "Taglia" per lo spostamento dell'appuntamento. L'unico modo per spostarlo, quindi, è il trascinamento tra le colonne (drag & drop).
Spostare l'appuntamento in un periodo successivo
Se, invece, si desidera spostare un appuntamento in un periodo successivo alla settimana in corso, la procedura da seguire è la seguente:
dall'Agenda, cliccare sull'appuntamento che si vuole riprogrammare;
cliccare sul pulsante "Taglia" in fondo alla scheda (l'appuntamento diventerà trasparente con i bordi e il testo in rosso);
scegliere dal calendario la nuova data in cui si vuole spostare l'appuntamento;
cliccare "Ok" sul banner in rosso in fondo all'Agenda;
inserire l'orario dell'appuntamento e cliccare su "Conferma";
La prenotazione è subito visibile in Agenda con la nuova data e con il nuovo orario.
NB: Per tenere aggiornato il cliente sulla nuova data e/o sul nuovo orario dell'appuntamento, è importante inserire sulla scheda in agenda l'indirizzo e-mail su cui riceverà la comunicazione (la scheda appuntamento richiederà l'inserimento del numero di telefono e della mail del cliente solo se i due dati non sono ancora presenti in Rubrica).
Perché non riesco a spostare un appuntamento?
I motivi che impediscono al salone di spostare un appuntamento possono essere diversi. Ecco alcuni esempi:
il giorno o l’orario in cui si vuole spostare l’appuntamento non sono attivi (ad esempio nei giorni di chiusura o nelle pause del servizio durante la giornata, in caso di orario spezzato);
il collaboratore su cui si sta spostando la prenotazione non effettua il servizio richiesto dal cliente.
In alcuni casi, inoltre, il pulsante “Taglia” per la riprogrammazione nella scheda appuntamento potrebbe avere un colore grigio ed essere inattivo, per cui non sarà possibile effettuare la modifica: ciò accade quando la richiesta di spostamento non rispetta i tempi previsti dalla policy di cancellazione del salone. In quesi casi le soluzioni possono essere le seguenti:
cancellare l’appuntamento e crearne uno nuovo alla data desiderata;
contattare il team Customer Experience per annullare l’acquisto e per procedere al rimborso del cliente.
È sempre possibile aggiornare le politiche di cancellazione e programmazione delle prenotazioni contattando il team Customer Experience.