Impostare correttamente gli orari di apertura/chiusura del salone e i turni dei membri dello staff consente di allineare perfettamente le disponibilità visibili online e gli orari di lavoro dei collaboratori.

I clienti avranno così la possibilità di prenotare solo negli in orari in cui il salone è operativo e nelle fasce orarie in cui lo staff è presente. L'orario impostato, inoltre, definirà i margini dell'Agenda di Treatwell Pro: di conseguenza, le ore precedenti all'apertura e quelle successive alla chiusura non saranno visibili.

Per impostare gli orari di apertura e chiusura del salone bisognerà innanzitutto cliccare sulla voce “Orari” del menu laterale di Treatwell Pro e sulla sottosezione con lo stesso nome.

Selezionando un giorno della settimana dall’elenco a sinistra, si aprirà la pagina di modifica in cui inserire:

I giorni in cui il salone è chiuso possono essere disattivati “spegnendo” il relativo interruttore sull’elenco a sinistra: in questo modo non saranno più visibili né sull’Agenda, né sui servizi di prenotazione online.

In caso di necessità, è possibile modificare l'orario di apertura del salone, anticipando o posticipando quello predefinito. Lo si può impostare attraverso la sottosezione “Apertura Straordinaria", sempre dall’area “Orari” del menu laterale.

Questa funzione può rivelarsi particolarmente utile per aprire le disponibilità di prenotazione anche nei giorni festivi (inseriti come chiusura comandata in base al calendario nazionale) o nelle giornate in cui solitamente il salone è chiuso.

Per impostare l’apertura straordinaria, è necessario inserire i seguenti dati:

La sottosezione relativa alle "Chiusure straordinarie" dell'area "Orari", invece, si riferisce alle chiusure che riguardano giorni particolari (ad esempio in occasione di feste locali o giorni infrasettimanali in cui il salone resterà chiuso in via eccezionale). Le festività nazionali, invece, sono già impostate automaticamente da Treatwell Pro, in base al Paese di provenienza.

Per impostare una chiusura straordinaria è sufficiente indicare la data in cui il salone non aprirà e salvare la modifica.

Nel caso in cui si dovesse procedere con una chiusura straordinaria, è importante prima verificare eventuali prenotazioni già presenti per il giorno da “bloccare” (e riprogrammarli, nel caso in cui siano già stati fissati).

Un ulteriore aspetto che consente di modificare gli orari visibili in Agenda e di bloccare la possibilità di prenotazione in alcuni momenti della giornata, è la gestione dei turni dello staff. Su Treatwell Pro è possibile impostare orari di lavoro differenti per singolo collaboratore: in questo modo i clienti che utilizzano l’app o il widget per prenotare, visualizzeranno solo gli orari di attività dei membri del team.

Per organizzare i turni di lavoro sul gestionale, è necessario accedere nella sezione "Staff" del menu laterale. Cliccando sul nome di un operatore presente sull'elenco, viene visualizzata la pagina di modifica al centro della pagina, su cui è presente una casella "Orari".

Cliccando sul pulsante "Gestisci" della casella viene aperta la schermata di modifica degli orari e i turni del collaboratore. Al suo interno è possibile impostare i seguenti dati:

Dopo aver inserito i dati richiesti, è possibile modificare la scheda "Definisci Turni": attraverso questa opzione si può decidere se applicare ad un collaboratore lo stesso turno tutto l'anno oppure definirlo mese per mese.

È consigliabile impostare i turni con largo anticipo, in modo tale che l'agenda sia già configurata per ricevere gli appuntamenti futuri in modo corretto.

Questa funzione permette di apportare rapidamente delle modifiche sull’orario di lavoro di un membro dello staff per un determinato giorno, bloccando di conseguenza alcune porzioni di tempo nell’Agenda, su cui non sarà possibile inserire degli appuntamenti.

L’opzione consente di “disattivare" alcune fasce orarie in caso di eventi particolari (malattia, permessi, pausa pranzo, etc…): in questo modo il cliente che utilizza l’app o il widget di Treatwell per prenotare non visualizzerà gli orari in cui il collaboratore non è presente.

La modifica giornaliera dell’orario è accessibile direttamente in Agenda, cliccando sul nome del collaboratore desiderato.

Tra le opzioni a disposizione vi sono:

In tutti questi casi è possibile inserire delle "note" aggiuntive per inserire dettagli importanti sulla modifica (indicando ad esempio il nome del rappresentante con cui si avrà l'incontro commerciale in caso di appuntamento).

Le ultime tre voci presenti sul menu di modifica giornaliera dell’orario dello staff sono:

Per poter sbloccare i giorni o gli orari non disponibili all'interno dell'Agenda di Treatwell Pro è sufficiente seguire le stesse istruzioni segnalate finora, ma modificando le impostazioni in base alle proprie esigenze. Ecco qualche esempio pratico:

per rimuovere una pausa di un membro dello staff e consentire la prenotazione anche in quella fascia oraria: accedere su "Staff e Stanze" e cliccare sul nome del collaboratore dall'elenco. Dalla casella "Orari" selezionare il pulsante "Gestisci" e fare poi clic sull'icona del cestino accanto alla pausa impostata precedentemente;

per cancellare i giorni di pausa dei membri dello staff: accedere su "Staff e Stanze" e cliccare prima sul nome del collaboratore dall'elenco a sinistra. Successivamente fare clic sull'icona del cestino accanto al giorno desiderato dalla casella "Ferie e permessi".