È possibile che i collaboratori non siano disponibili in alcuni momenti della giornata o in certi periodi dell'anno: è il caso, ad esempio, delle pause pranzo, delle ferie o dei permessi temporanei (ad esempio in caso di impegni o malattia). Per evitare che i clienti prenotino negli orari in cui il personale non è disponibile, quindi, è necessario impostare dei blocchi sull’Agenda.
Come creare una pausa pranzo
Per aggiungere una pausa pranzo ricorrente, che si ripete allo stesso modo per ogni giorno lavorativo, bisognerà seguire questi passaggi:
Accedere all’area "Staff" dal menu principale Treatwell Pro
Cliccare sul nome del collaboratore desiderato dall'elenco dello staff
Dalla casella “Orari”, cliccare sul pulsante “Gestisci”
Scegliere un giorno della settimana e andare su “Aggiungi Pausa”
Impostare l'orario desiderato e cliccare su “Concludi e Salva” per rendere attive le modifiche.
La stessa procedura dovrà essere ripetuta per ogni giorno della settimana in cui è prevista la pausa pranzo.
Per eliminare le pause pranzo , invece, basterà cliccare sull'icona del cestino in rosso accanto all'orario impostato in precedenza. Confermare infine la cancellazione facendo clic sul tasto "Concludi e salva".
Se, invece, la pausa pranzo non prevede orari fissi ma può variare durante le giornate lavorative, è possibile impostarla direttamente dall’Agenda attraverso una modifica giornaliera:
Cliccare sul nome del collaboratore indicato sulla prima riga della relativa colonna;
scegliere l’opzione “Pausa Pranzo” dal menu;
indicare la fascia oraria (dalle… alle…) ed eventuali note;
cliccare su “Salva” per confermare.
Come creare ferie e permessi
Per impostare delle pause non ricorrenti, valide solamente per una fascia oraria, per un giorno o per più giorni specifici, come ferie o permessi, la procedura da seguire è questa:
Accedere all’area “Staff ” dal menu laterale
Cliccare sul nome del collaboratore desiderato dall’elenco dello staff
Nella casella “Ferie e permessi”, premere il pulsante “Crea”
Impostare il giorno o cliccare su “Aggiungi più giorni”, per inserire un periodo più lungo “dal… al…”)
Indicare la fascia oraria in cui il collaboratore non è presente;
Cliccare su “Salva” per rendere attiva la pausa.
Per cancellare ferie e permessi preimpostati, cliccare sull'icona del cestino in rosso dall'elenco presente nella casella "Ferie e Permessi" e poi sul pulsante "Conferma".
Un permesso giornaliero può essere impostato anche dall’Agenda: questa funzione è utile per apportare rapidamente delle modifiche sull’orario di un collaboratore per un determinato giorno. I passaggi in questo caso sono i seguenti:
Cliccare sul nome del collaboratore indicato in Agenda sulla prima riga della relativa colonna;
scegliere l’opzione “Permesso” dal menu;
indicare la fascia oraria (dalle… alle…) ed eventuali note;
cliccare su “Salva” per confermare.
NB: lo stesso menu rapido dell'Agenda può essere utilizzato in caso di permesso per malattia, scegliendo dal menu la relativa opzione e indicando la fascia oraria in cui il collaboratore è assente.
Con Treatwell Pro, inoltre, è possibile impostare pause e blocchi in agenda legati ad altre motivazioni, ad esempio chiusure straordinarie, festività, riunioni, formazione dello staff, etc…. Per avere ulteriori informazioni vi rimandiamo alla guida “Come posso bloccare una parte del mio calendario”.