Treatwell Pro permette di cancellare gli appuntamenti registrati in Agenda, sia quelli prenotati in salone, sia le prenotazioni online effettuate dai clienti. Tuttavia le modalità e i tempi in cui è possibile procedere all'eliminazione dell'appuntamento possono variare a seconda dei casi.
Come cancellare un appuntamento diretto?
La procedura di cancellazione di un appuntamento è la seguente:
Cercare l'appuntamento che si desidera eliminare nel Calendario dell'Agenda
Cliccare sulla prenotazione per aprire la scheda dell'appuntamento
Cliccare sul pulsante "Cancella" (l'icona del cestino rosso nell'angolo in basso a sinistra).
Prima di cancellare l'appuntamento, il sistema chiederà all'utente: "Perché questo appuntamento deve essere cancellato?". È possibile scegliere tra le seguenti 3 opzioni:
"Ho sbagliato l'inserimento ": scegliere questa opzione se c'è stato un errore durante la prenotazione (orario, nominativo cliente, servizio) o se si tratta di una prenotazione di prova.
"Il cliente ha disdetto": Scegliere questa opzione se il cliente ha contattato direttamente il salone per cancellare l'appuntamento. In questo caso procedere in base alla tipologia di pagamento: prepagato o pagamento in loco.
"Il cliente non si è presentato": scegliere questa risposta se il cliente non si è presentato all'appuntamento, senza annullarlo in anticipo.
Selezionando l'opzione "il cliente non si è presentato", se lo stesso cliente prenoterà per un giorno successivo, verrà visualizzata una notifica sulla scheda, evidenziata in rosso, con scritto "non si è presentato all'ultimo appuntamento".
Se, invece, la motivazione scelta è "il cliente ha disdetto", sulla schermata successiva della finestra si potrà scegliere se annullare il solo servizio selezionato oppure tutti i trattamenti previsti per quel giorno.
È importante inserire la modalità di cancellazione corretta, per permettere al gestionale di generare statistiche veritiere sulle prenotazioni, fornendo dati utili alla propria attività, come le potenziali entrate perse, la percentuale di cancellazioni e di appuntamenti saltati. Tali informazioni sono visibili sulla Panoramica del Giorno.
Come cancellare un appuntamento online prepagato
Se un cliente ha effettuato la prenotazione online ed ha già pagato, il salone può spostare l’appuntamento ad un altro giorno.
Il cliente può cancellare l'appuntamento all’interno della finestra di cancellazione (che è solitamente di 3 ore). La finestra di cancellazione può essere modificata in qualsiasi momento contattando il Team di Customer Experience.
Come cancellare un appuntamento online con pagamento in salone
Anche in caso di prenotazione con pagamento in salone, le opzioni sono le stesse:
può riprogrammare l'appuntamento per un altro giorno;
può cancellare l'appuntamento soltanto nelle 3 ore precedenti scegliendo come motivazione “il cliente ha disdetto” durante la procedura di eliminazione.
Come cancellare un appuntamento già in check-in
Una volta effettuato il check-in del cliente e l'appuntamento in agenda avrà cambiato colore in verde, sarà possibile comunque cancellare la prenotazione. Basterà cliccare sulla scheda dell'appuntamento per aprirla, poi cliccare sull'icona nell'angolo in basso a sinistra contrassegnata da una freccia.
L'appuntamento tornerà al colore originario e si potrà procedere all'eliminazione, seguendo le modalità descritte precedentemente.
Dove trovare gli appuntamenti cancellati
È possibile visualizzare gli appuntamenti cancellati direttamente sulla scheda cliente nella sezione "Rubrica" del menu laterale, suddivisi nelle tab "Cancellati" (disdetti) e "Persi" (a cui non si sono presentati).
Gli appuntamenti disdetti o persi vengono segnalati anche sulla scheda appuntamento, cliccando sull'icona dell'elenco puntato posta accanto al nome.
NB: per casi specifici o per richieste particolari relative a cancellazioni e rimborsi, è consigliabile contattare il Servizio Clienti Treatwell.