Sappiamo bene quanto possa essere frustrante per un salone quando un cliente non si presenta all'appuntamento: proprio per questo motivo è stata introdotta la "Protezione contro le cancellazioni", una funzione di Treatwell Pro, che permette di addebitare ai clienti il costo della prenotazione a cui non si sono presentati.
La "Protezione contro le cancellazioni" è una funzione che può essere attivata contattando il nostro servizio clienti, questa funzionerà per le cancellazioni relative a mancata presentazione del cliente, tutte le altre cause collegate al negozio non verranno coperte.
Come inserire i dati di pagamento del cliente per gli appuntamenti presi in salone (diretti)
Quando crei un appuntamento nella tua Agenda, noterai un'icona a forma di scudo sull'elenco delle icone sotto il nome del cliente. Facendo clic su di esso, è possibile scegliere tra due modalità per aggiungere la protezione contro le cancellazioni:
1) Puoi chiedere al cliente i dettagli della sua carta di credito quando è in salone o al telefono, inserendo i dati necessari facendo clic su "Aggiungi informazioni sulla carta di credito".
2) Puoi scegliere di inviare loro un SMS che conterrà un link sicuro e protetto attraverso cui potranno inserire i dati in autonomia.
Puoi verificare in qualsiasi momento quali clienti non hanno ancora fornito i dettagli della carta dall'elenco "Prenotazioni in attesa di protezione", facendo clic sull'icona a forma di scudo nell'angolo in alto a destra dell'Agenda di Treatwell Pro. Una volta che un cliente inserisce i dati della propria carta, il nominativo scomparirà dalla lista e la sua prenotazione verrà confermata.
I tuoi clienti avranno 24 ore di tempo per aggiungere i dettagli della loro carta e confermare la prenotazione. Se non inseriranno i dati richiesti entro questo lasso di tempo, il link inviato via sms scadrà. Tuttavia si potrà scegliere se eliminare l'appuntamento (facendo clic su❌) o confermarlo comunque (facendo clic su✅).
Tieni presente che se scegli di confermarlo, non saremo in grado di proteggere la transazione, poiché non sono stati ancora forniti i dettagli della carta.
NB: per motivi di sicurezza, i dati della carta del cliente vengono eliminati entro le ore 5:00 del giorno successivo all'appuntamento.
Addebito al cliente
La funzione di protezione contro le cancellazioni deve essere gestita interamente attraverso l'Agenda per poter applicare l'addebito: solo annullando l'appuntamento e facendo clic su "Il cliente non si è presentato" sarai in grado di scegliere se addebitare o meno una penale per il cliente.
Se un cliente ha più appuntamenti prenotati nella stessa giornata, saranno le condizioni del primo appuntamento a determinare la politica dei successivi. Ecco i possibili casi:
se sulla prima prenotazione viene applicata la protezione sulle cancellazioni, la stessa sarà presente anche per gli altri appuntamenti della giornata;
se sul primo appuntamento non viene applicata la protezione sulle cancellazioni, non lo sarà nemmeno sulle altre prenotazioni della giornata.
Puoi addebitare qualsiasi importo, fino al costo totale della prenotazione, selezionando "Personalizzato" e digitando l'importo desiderato, oppure scegliendo una percentuale sulla somma dovuta (100%, 50% o 25%). Le due opzioni sono disponibili solo per gli appuntamenti offline.
Per gli appuntamenti prenotati online e prepagati, invece, è possibile addebitare solo il 100% dell'importo del servizio: non sarà possibile scegliere percentuali inferiori.
Treatwell applicherà un costo di transazione del 2% (+IVA) sugli importi addebitati al cliente.
Tutti gli appuntamenti cancellati o no-show (quelli in cui il cliente non si è presentato e per i quali è stato richiesto l'addebito) sono visibili nell'elenco "Cancellazioni e no-show" nella "Panoramica giornaliera". Sia il salone che il cliente riceveranno una notifica via e-mail se è stato addebitato un importo e se il pagamento è andato a buon fine.
Nota bene: se il cliente cancella l'appuntamento al di fuori del periodo previsto dalla politica di cancellazione, cercheremo di addebitare l'importo sulla carta di pagamento utilizzata al momento della prenotazione. Il rimborso andrà a buon fine solo se sulla carta sono presenti fondi sufficienti per coprire il pagamento.
Come posso attivare la Protezione contro le Cancellazioni?
Ecco una breve guida su come attivare la Protezione contro le cancellazioni. Ti ricordiamo, infine, che la Protezione contro la cancellazione offline per gli appuntamenti diretti è disponibile soltanto per i piani Treatwell Pro Advanced e Premium.