L'Agenda rappresenta una delle sezioni più importanti di Treatwell Pro, poiché permette al salone di organizzare e gestire le prenotazioni dei clienti in modo rapido ed efficiente. Dall'Agenda del gestionale è possibile creare un nuovo appuntamento, aggiungendo tutte le informazioni relative al cliente e al trattamento da svolgere.
Come creare un nuovo appuntamento
Ecco i passaggi da seguire per aggiungere un nuovo appuntamento su Treatwell Pro:
aprire l'Agenda alla data dell'appuntamento (cercarla attraverso il calendario, cliccando sull'icona in alto a sinistra della schermata);
Cliccare sull'ora desiderata all'interno della colonna del membro del team che eseguirà il trattamento: in questo modo si aprirà la scheda appuntamento su cui inserire le informazioni. Se non viene compilata e si fa click su un punto qualsiasi dell’Agenda, al di fuori della scheda stessa, l'appuntamento viene automaticamente cancellato dal sistema entro pochi secondi.
Clienti già registrati in Rubrica
Se il cliente è già stato registrato in Rubrica, è sufficiente digitare il nome nella barra "Nome e cognome" e scegliere la voce corretta dall'elenco a tendina. È possibile effettuare la ricerca anche digitando il numero di telefono del cliente.
Oltre al nome e al cognome, la scheda potrebbe richiedere l'inserimento di altri due dati importanti relativi al cliente:
il numero di telefono;
la mail.
Se le informazioni sono già presenti in rubrica sulla scheda cliente, non verranno richiesti. Se, invece, uno dei due dati o entrambi non sono stati ancora registrati, dovranno essere inseriti sulla scheda appuntamento in fase di prenotazione: in questo modo verranno aggiornate automaticamente anche le informazioni in Rubrica.
Nuovi clienti (non registrati in Rubrica)
Se il cliente non è ancora presente in Rubrica, viene riconosciuto dal gestionale come nuovo non appena il suo nome viene digitato sulla relativa barra. Per i nuovi clienti è necessario inserire anche un numero di telefono e una mail. I dati vengono salvati facendo clic sul segno di spunta blu nell'angolo in alto a destra.
NB: è consigliabile inserire prima il cognome e poi il nome durante la registrazione (non inserire ulteriori informazioni in questi due campi, poiché comparirebbero nelle comunicazioni di servizio inviate ai clienti) per evitare confusione nella ricerca in Rubrica e per garantire che le notifiche e i promemoria degli appuntamenti vengano inviati correttamente. È importante, inoltre, inserire sempre l'email, in modo tale che il cliente abbia la possibilità lasciare una recensione dopo l'appuntamento.
Aggiungere i servizi all'appuntamento
Per completare la prenotazione, è necessario aggiungere i servizi richiesti dal cliente cliccando su "+ Aggiungi Servizio" e scegliendo la voce desiderata dall'elenco. È possibile aggiungere più servizi da svolgere nello stesso appuntamento, seguendo la medesima procedura (inserendoli in ordine di esecuzione). Sotto la voce "+ Aggiungi Servizio" sono disponibili due tab per la scelta rapida:
Preferiti: i servizi più richiesti dal cliente;
Più usati: i servizi impostati dal salone come scelta rapida (verranno visualizzati sull’app di Treatwell tra i Servizi più popolari).
NB: se per il servizio aggiunto non ci sono membri dello staff disponibili in quell’orario, comparirà un banner di avviso.
Modificare i dettagli del servizio e aggiungere note
Per ogni servizio inserito all’interno della scheda appuntamento è possibile aggiungere o modificare alcuni importanti dettagli, tra cui:
la durata del servizio;
Il membro del team che svolgerà il trattamento. Selezionando il collaboratore dall'elenco, il servizio viene spostato automaticamente in agenda sulla colonna corretta;
Indicare se un cliente ha richiesto un membro specifico del team, cliccando sulla lettera "R" che appare accanto al nome dell'operatore;
il tempo di pulizia necessario per il riordino della postazione dopo il servizio.
È possibile, inoltre, aggiungere ulteriori note relative all'appuntamento e al trattamento da svolgere (ad esempio particolari preferenze e esigenze del cliente, eventuali allergie, etc...), cliccando sull'icona a forma di taccuino accanto alla "R".
Per salvare le informazioni inserite e l'appuntamento in agenda, fare clic sul segno di spunta blu nell'angolo in alto a destra della scheda.
Dopo il salvataggio non è più possibile aggiungere ulteriori servizi: in caso di necessità è possibile creare un appuntamento separato oppure cancellare il precedente e ricrearlo aggiungendo tutti i servizi richiesti.
NB: se il servizio selezionato non è offerto dal membro del team impostato, l'appuntamento verrà spostato automaticamente sulla colonna del collaboratore più vicino abilitato a svolgere il servizio.