Nous savons à quel point il peut être frustrant pour un commerce ou un salon lorsqu'un client ne se présente pas à son rendez-vous. C'est pourquoi nous avons introduit la « Protection contre les annulations » — une fonctionnalité de Treatwell Pro qui permet aux clients d'être facturés pour la réservation à laquelle ils ne se sont pas présentés.

La « Protection contre les annulations » est une fonctionnalité qui peut être activée en contactant notre service client et qui fonctionnera pour les annulations concernant le no-show du client. Toutes les autres causes d'annulation relatives au commerce ou au salon ne sont pas couvertes.

Lorsque vous créez un rendez-vous dans votre Agenda, vous remarquerez une icône de bouclier dans la liste des icônes sous le nom du client. En cliquant dessus, vous pouvez choisir entre deux façons d'ajouter la protection contre les annulations :

1) Vous pouvez demander au client ses coordonnées de carte bancaire lors de son passage dans le salon ou par téléphone, puis saisir les informations nécessaires en cliquant sur « Ajouter les informations de carte de crédit ».

2) Vous pouvez choisir de leur envoyer un SMS qui comprendra un lien sécurisé leur permettant de saisir eux-mêmes les informations.

Vous pouvez vérifier à tout moment quels clients n'ont pas encore donné leurs détails de carte bancaire dans la liste « Réservations en attente de protection » en cliquant sur l'icône du bouclier dans le coin supérieur droit de l'agenda. Une fois que le client a introduit les détails de sa carte, son nom disparaît de la liste et la réservation est confirmée.

Vos clients auront 24 heures pour ajouter les détails de leur carte et confirmer la réservation. S'ils ne saisissent pas les informations demandées dans ce délai, le lien envoyé par SMS expirera. Toutefois, vous pouvez choisir d'annuler le rendez-vous (en cliquant sur ❌) ou de le confirmer quand même (en cliquant sur ✅).

Veuillez noter que si vous choisissez de confirmer la réservation, nous ne serons pas en mesure de sécuriser la transaction car le client n'aura pas encore communiqué les détails de sa carte.

NB : Pour des raisons de sécurité, les données de la carte du client sont supprimées à 5 heures du matin du jour suivant le rendez-vous.

La fonctionnalité de protection contre les annulations doit être entièrement gérée à travers l'Agenda afin d'appliquer les frais. Ce n'est qu'en annulant le rendez-vous et en cliquant sur « Le client ne s'est pas présenté » que vous pourrez choisir de facturer ou non des frais d'annulation au client.

Si un client a pris plusieurs rendez-vous le même jour, les conditions du premier rendez-vous détermineront la politique pour les rendez-vous suivants. Voici les différents cas de figure possibles :

Vous pouvez facturer n'importe quel somme, jusqu'au montant total de la réservation, en sélectionnant « Personnaliser » et en saisissant le montant souhaité, ou en choisissant un pourcentage du total à payer (100 %, 50 % ou 25 %). Les deux options ne sont disponibles que pour les rendez-vous hors ligne.

Toutefois, pour les rendez-vous pris en ligne et payés à l'avance, il est possible de ne facturer que 100 % du montant de la prestation. Il ne sera pas possible de choisir des pourcentages inférieurs.

Treatwell appliquera des frais de transaction de 2% (+TVA) sur les montants facturés au client.

Tous les rendez-vous annulés ou les no-shows (ceux pour lesquels le client ne s'est pas présenté et pour lesquels des frais ont été demandés) sont visibles dans la liste « Annulations et no-shows » de « l'Aperçu de la journée ». Le salon et le client seront informés par email si un montant a été facturé et si le paiement a été effectué avec succès.

Remarque : si le client annule le rendez-vous en dehors de la fenêtre des conditions d’annulation, nous essaierons de débiter le montant sur la carte de paiement que le client a utilisée au moment de la réservation. Le remboursement ne sera effectué que si la carte est suffisamment approvisionnée pour garantir le paiement.

Voici un petit guide sur la façon d'activer la protection contre les annulations. Pour finir, veuillez noter que la protection contre les annulations pour les rendez-vous directs n'est disponible que pour les abonnements Treatwell Pro Advanced et Premium.