Régler correctement les heures d'ouverture et de fermeture du salon et les horaires des membres du personnel permet de parfaitement aligner la disponibilité visible en ligne et les heures de travail des membres du personnel.

Les clients ne pourront donc réserver que lorsque le salon est ouvert et lorsque le personnel est présent. L'horaire réglé définira également les marges de l'agenda de Treatwell Pro. En conséquence, les heures avant l'ouverture et celles après la fermeture ne seront pas visibles.

Pour définir les heures d'ouverture et de fermeture de votre salon, vous devrez d'abord cliquer sur la section « Horaires » dans le menu latéral Treatwell Pro, puis sur la sous-section du même nom.

En sélectionnant un jour de la semaine dans la liste de gauche, vous ouvrirez la page d'édition où vous pourrez saisir :

Les jours où le salon est fermé peuvent être désactivés en désactivant le bouton correspondant dans la liste de gauche. De cette façon, ces jours ne seront plus visibles dans l'agenda ou les prestations de réservation en ligne.

Si nécessaire, il est possible de modifier les heures d'ouverture du salon, anticipant ou reportant l'heure d'ouverture par défaut. Cela peut être défini via la sous-section « Ouvertures exceptionnelles », à nouveau à partir de la section « Horaires » dans le menu latéral.

Cette fonction est particulièrement utile pour ouvrir la disponibilité des réservations les jours fériés (entrés comme fermeture anticipée selon le calendrier national) ou les jours où le salon est habituellement fermé.

Pour configurer une ouverture, les données suivantes doivent être saisies :

La sous-section « Fermetures exceptionnelles » dans la section « Horaires », par contre, fait référence aux fermetures de jours particuliers (par exemple, les fêtes locales ou les jours de semaine où le salon sera exceptionnellement fermé). Les jours fériés nationaux, en revanche, sont déjà définis automatiquement par Treatwell Pro, en fonction du pays d'origine.

Pour définir une fermeture exceptionnelle, indiquez simplement la date à laquelle le salon n'ouvrira pas et enregistrez la modification.

En cas de fermeture extraordinaire, il est important de vérifier d'abord toutes les réservations existantes pour le jour à « bloquer » dans l'agenda et de les reprogrammer si elles ont déjà été confirmées.

Une option supplémentaire qui vous permet de modifier les horaires visibles dans l'agenda et de bloquer la possibilité de réservations à certaines heures de la journée est la gestion des équipes de travail. Sur Treatwell Pro, il est possible de définir des heures de travail différentes pour chaque membre du personnel. De cette façon, les clients qui utilisent l'application ou le widget pour effectuer des réservations ne pourront réserver que certains membres du personnel pendant leurs heures de travail.

Pour organiser les équipes de travail dans le système de gestion, vous devez accéder à la section « Équipe » du menu latéral. En cliquant sur le nom d'un membre de l'équipe dans la liste, vous ouvrirez une page où vous pourrez modifier les détails de ce membre du personnel, y compris son horaire dans la sous-section « Horaires ».

En cliquant sur le bouton « Gérer » dans la fenêtre, vous ouvrez l'écran de modification de l'horaire de l'employé. Les données suivantes peuvent être définies ici :

Une fois que vous avez saisi les données requises, vous pouvez modifier l'onglet « Définir les roulements ». Vous avez ici la possibilité d'appliquer les mêmes horaires à un employé tout au long de l'année ou de les définir mois par mois.

Il est conseillé de fixer les horaires suffisamment à l'avance pour que l'agenda soit déjà configuré correctement pour recevoir les prochains rendez-vous.

Cette fonction vous permet d'apporter rapidement des modifications aux heures de travail d'un membre du personnel pour une journée donnée, bloquant ainsi certaines parties du temps dans l'agenda sur lesquelles les rendez-vous ne peuvent pas être entrés.

Cette option permet de « désactiver » certains créneaux horaires en cas de circonstances particulières (maladie, congés, pause déjeuner, etc). De cette façon, les clients qui utilisent l'application ou le widget Treatwell pour effectuer des réservations ne verront pas les moments où le personnel n'est pas présent.

La modification quotidienne de l'horaire est accessible directement dans l'agenda en cliquant sur le nom de l'employé souhaité.

Les options disponibles incluent :

Dans tous ces cas, des notes supplémentaires peuvent être ajoutées pour inclure des détails importants concernant le bloc dans l'agenda (par exemple, le nom du représentant avec qui une réunion commerciale aura lieu dans le cas d'un rendez-vous).

Les trois derniers éléments du menu d'édition de l'horaire quotidien du personnel sont :