Le calendrier est l'une des sections les plus importantes de Treatwell Pro, car il permet au salon d'organiser et de gérer les réservations des clients rapidement et efficacement. Depuis le Calendrier, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous, en ajoutant toutes les informations sur le client et le traitement à effectuer.
Comment créer un nouveau rendez-vous
Pour ajouter un nouveau rendez-vous dans Treatwell Pro
Ouvrez l'Agenda à la date du rendez-vous (recherchez-la dans le calendrier en cliquant sur l'icône en haut à gauche de l'écran) ;
Cliquez sur l'heure souhaitée dans la colonne du membre de l'équipe qui effectuera le traitement : l'onglet rendez-vous s'ouvre, sur lequel vous pouvez saisir les informations. Si aucune donnée n'est saisie, le rendez-vous est automatiquement supprimé du système après quelques secondes.
Ajout de données sur le client
Si le client est déjà enregistré dans le carnet d'adresses, il suffit de saisir son nom dans la barre "Nom et prénom" et de choisir l'option correcte dans la liste déroulante. En plus du nom et du prénom, le rendez-vous peut nécessiter la saisie de deux autres données importantes sur le client :
Le numéro de téléphone ;
Email
Si ces informations sont déjà présentes dans le profil du client dans le carnet d'adresses, elles ne seront pas demandées lors du processus de création du rendez-vous. Si, en revanche, l'un ou les deux contacts n'ont pas encore été enregistrés, ils devront être saisis sur la feuille de rendez-vous au moment de la réservation : de cette façon, les informations du carnet d'adresses seront également mises à jour.
Si, en revanche, le client ne figure pas encore dans la liste des clients, il est automatiquement reconnu comme nouveau dès que son nom est tapé dans la barre correspondante. Pour les nouveaux clients, un numéro de téléphone et une adresse électronique doivent également être saisis. Les données sont enregistrées en cliquant sur la coche bleue dans le coin supérieur droit.
Remarque : lors de l'enregistrement de nouveaux clients dans la liste des clients, il est conseillé de saisir d'abord le nom de famille, puis le prénom, afin d'éviter toute confusion lors de la recherche et de garantir l'envoi correct des notifications et des rappels de rendez-vous.
Nous vous recommandons également de toujours saisir l'adresse électronique afin que le client puisse laisser un commentaire après le rendez-vous.
Ajout de services au rendez-vous
Pour compléter la réservation, les services demandés par le client doivent être ajoutés en cliquant sur "+ Ajouter un service" et en choisissant l'élément souhaité dans la liste. Plusieurs services peuvent être ajoutés lors d'un même rendez-vous, en suivant la même procédure. Sous "+ Ajouter un service", deux onglets permettent une sélection rapide :
Préférés, avec les services les plus demandés par le client ;
Les plus populaires, avec les services définis comme raccourcis par le salon (ils seront affichés sur l'application Treatwell parmi les services les plus populaires).
Remarque : si aucun membre du personnel n'est disponible pour le service ajouté à ce moment-là, une bannière d'avertissement apparaîtra.
Modifier les détails du service et ajouter des notes
Pour chaque service ajouté au rendez-vous, il est possible de modifier certains détails importants, notamment
la durée du service
le membre de l'équipe qui effectuera le traitement. En sélectionnant le membre de
l'équipe dans la liste, le service est automatiquement reprogrammé dans la bonne colonne du calendrier.
Indiquez si un client a demandé un membre de l'équipe spécifique en cliquant sur la lettre "R" qui apparaît à côté du nom de l'opérateur ;
le temps de nettoyage nécessaire pour ranger le poste de travail après le service.
Il est également possible d'ajouter des notes supplémentaires concernant le rendez-vous et le traitement (par exemple, les préférences et les besoins particuliers des clients, les allergies, etc.) en cliquant sur l'icône du carnet de notes à côté du "R".
Pour enregistrer les informations saisies et le rendez-vous dans le Calendrier, cliquez sur la coche bleue dans le coin supérieur droit.
Après l'enregistrement, il n'est plus possible d'ajouter d'autres services : si nécessaire, vous devrez créer un autre rendez-vous ou supprimer le précédent et le recréer en ajoutant tous les services requis.
Remarque : Si le service sélectionné n'est pas offert par le membre de l'équipe configuré, le rendez-vous sera inscrit dans la colonne de l'employé le plus proche et le plus autorisé pour ce service.