Sabemos lo frustrante que puede ser para un establecimiento o un salón cuando un cliente no se presenta a una cita, por eso hemos creado la «Protección contra cancelaciones» - una función de Treatwell Pro que permite cobrar a los clientes la reserva a la que no se presentaron.

La «Protección contra cancelaciones» es una función que se puede activar si se lo pides a nuestro equipo de atención al cliente y se aplicará a citas a las que los clientes no acudieron. El resto de cancelaciones relacionadas con el salón o establecimiento no estarán cubiertas.

Cuando pongas una cita en tu Agenda, verás el icono de un escudo en la lista de iconos que hay bajo el nombre del cliente. Al hacer clic en él, puede elegir entre dos formas de añadir la Protección contra cancelaciones:

1) Puedes pedir al cliente los datos de su tarjeta de crédito cuando esté en el salón o por teléfono, y después introducir los datos necesarios haciendo clic en «Agregar información de la tarjeta de crédito».

2) Puedes enviarles un SMS que contendrá un enlace seguro en el que podrán introducir los datos ellos mismos.

Puedes comprobar en cualquier momento qué clientes no han facilitado aún los datos de su tarjeta en la lista «Reservas pendientes de protección» haciendo clic en el icono del escudo situado en la esquina superior derecha de la Agenda. Una vez que el cliente introduzca los datos de su tarjeta, su nombre desaparecerá de la lista y la reserva quedará confirmada.

Tus clientes dispondrán de 24 horas para añadir los datos de su tarjeta y confirmar la reserva. Si no introducen los datos solicitados en ese plazo, el enlace enviado por SMS caducará. Sin embargo, puedes elegir entre cancelar la cita (pulsando ❌) o confirmarla de todos modos (pulsando ✅).

Ten en cuenta que si decides confirmarla, no podremos asegurar la transacción, ya que el cliente aún no ha facilitado los datos de su tarjeta.

NB: Por razones de seguridad, los datos de la tarjeta del cliente se borran antes de las 5:00 h. del día siguiente a la cita.

La función de Protección contra cancelaciones debe gestionarse íntegramente a través de la Agenda para poder aplicar el cargo. Solo si cancelas la cita y haces clic en «El cliente no ha venido» podrás elegir si cobrar o no los gastos de cancelación al cliente.

Si un cliente tiene varias citas reservadas el mismo día, las condiciones de la primera cita determinarán la política para las demás reservas. Estos son los posibles casos:

Puedes cobrar cualquier cantidad, hasta el coste total de la reserva, seleccionando «Personalizar» e introduciendo la cantidad deseada, o eligiendo un porcentaje de la cantidad que te deben (100 %, 50 % o 25 %). Las dos opciones solo están disponibles para las citas que no se reservan online.

Sin embargo, para las citas reservadas online y pagadas por adelantado, solo es posible cobrar el 100 % del importe del servicio. No será posible elegir porcentajes inferiores.

Treatwell aplicará una comisión por transacción del 2 % (+IVA) sobre los importes cobrados al cliente.

Todas las citas anuladas o ausencias (aquellas en las que el cliente no se presentó y en las que se solicitó el cobro) son visibles en la lista «Anulaciones y Ausencias» en el «Resumen de la jornada». Tanto el salón como el cliente recibirán una notificación por correo electrónico si se ha cobrado un importe y si el pago se ha realizado correctamente.

A tener en cuenta: si el cliente cancela la cita fuera del período establecido en la política de cancelación, intentaremos cargar el importe en la tarjeta utilizada en la reserva. Solo se podrá efectuar el reembolso si la tarjeta contiene fondos suficientes para cubrir el pago.

Aquí tienes una breve guía sobre cómo activar la Protección contra cancelaciones. Por último, ten en cuenta que la Protección contra cancelaciones para citas directas solo está disponible para los planes Treatwell Pro Advanced y Premium.