El Calendario es una de las secciones más importantes de Treatwell Pro, ya que permite al salón organizar y gestionar las reservas de los clientes de forma rápida y eficaz. Desde el Calendario se puede crear una nueva cita, añadiendo toda la información sobre el cliente y el tratamiento a realizar.
Cómo crear una nueva cita
Para añadir una nueva cita en Treatwell Pro
Abra el Calendario hasta la fecha de la cita (encuéntrela en el calendario haciendo clic en el icono de la parte superior izquierda de la pantalla) ;
Haga clic en la hora deseada en la columna del miembro del equipo que realizará el tratamiento: se abre la pestaña de cita, donde puede introducir la información. Si no se introduce ningún dato, la cita se borra automáticamente del sistema al cabo de unos segundos.
Añadir datos del cliente
Si el cliente ya está registrado en la agenda, basta con introducir su nombre en la barra "Nombre y apellidos" y elegir la opción correcta en la lista desplegable. Además del nombre y apellidos, la cita puede requerir la introducción de otros dos datos importantes del cliente:
Número de teléfono ;
Correo electrónico
Si esta información ya está presente en el perfil del cliente en la libreta de direcciones, no se solicitará durante el proceso de creación de la cita. Si, por el contrario, uno o ambos contactos aún no han sido registrados, deberán ser introducidos en la hoja de citas en el momento de la reserva: de este modo, la información de la libreta de direcciones también se actualizará.
Si, por el contrario, el cliente aún no figura en la lista de clientes, se le reconocerá automáticamente como nuevo en cuanto se introduzca su nombre en la barra correspondiente. En el caso de los nuevos clientes, también hay que introducir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico. Los datos se guardan haciendo clic en la marca azul de la esquina superior derecha.
Nota: Al dar de alta nuevos clientes en la lista de clientes, es aconsejable introducir primero el apellido, seguido del nombre, para evitar confusiones durante la búsqueda y garantizar el correcto envío de notificaciones y recordatorios de citas.
También se recomienda introducir siempre la dirección de correo electrónico para que el cliente pueda dejar un comentario después de la cita.
Añadir servicios a la cita
Para completar la reserva, hay que añadir los servicios solicitados por el cliente haciendo clic en "+ Añadir servicio" y eligiendo el elemento deseado de la lista. Se pueden añadir varios servicios en la misma cita, siguiendo el mismo procedimiento. En "+ Añadir Servicio" hay dos pestañas para una selección rápida:
Favoritos, con los servicios más solicitados por el cliente;
Más Populares, con los servicios establecidos como acceso directo por el salón (se mostrarán en la app Treatwell entre los Servicios Más Populares).
Nota: si no hay personal disponible en ese momento para el servicio añadido, aparecerá un banner de advertencia.
Editar los detalles del servicio y añadir notas
Para cada servicio añadido a la cita, puede cambiar algunos detalles importantes, incluyendo
la duración del servicio
el miembro del equipo que realizará el tratamiento. Al seleccionar el miembro del equipo de la lista, el
Al seleccionar el miembro del equipo de la lista, el servicio se reprograma automáticamente en la columna correcta del calendario.
Indique si un cliente ha solicitado un miembro del equipo específico haciendo clic en la letra "R" que aparece junto al nombre del operador;
el tiempo de limpieza necesario para ordenar el puesto de trabajo después del servicio.
También es posible añadir notas adicionales sobre la cita y el tratamiento (por ejemplo, preferencias y necesidades especiales del cliente, alergias, etc.) haciendo clic en el icono del cuaderno que aparece junto a la "R".
Para guardar la información introducida y la cita en la Agenda, haga clic en la marca azul de la esquina superior derecha.
Una vez guardada, no se podrán añadir más servicios: si es necesario, tendrá que crear otra cita o borrar la anterior y volver a crearla añadiendo todos los servicios requeridos.
Nota: Si el servicio seleccionado no es ofrecido por el miembro del equipo configurado, la cita se introducirá en la columna del empleado más cercano y autorizado para este servicio.