We weten hoe frustrerend het kan zijn voor een winkel of salon als een klant niet komt opdagen voor een afspraak, daarom hebben we '"Annuleringsbescherming"' geïntroduceerd - een Treatwell Pro functie waarmee klanten de kosten in rekening kunnen worden gebracht voor van de boeking waarop ze niet kwamen opdagen.

"Annuleringsbescherming" is een functie die kan worden geactiveerd door contact op te nemen met onze klantenservice en zal werken voor annuleringen die gerelateerd zijn aan het niet komen opdagen van de klant. Alle andere oorzaken van annuleringen die verband houden met de winkel of salon worden niet gedekt.

Wanneer u een afspraak maakt in uw Agenda, ziet u een schildpictogram in de pictogrammenlijst onder de naam van de klant. Door erop te klikken kun je kiezen tussen twee manieren om annuleringsbescherming toe te voegen:

1) Je kunt de klant om zijn creditcardgegevens vragen als hij in de salon is of per telefoon, en dan de benodigde gegevens invoeren door op "Creditcardinformatie toevoegen" te klikken.

2) Je kunt ervoor kiezen om ze een sms te sturen met een veilige link waar ze de gegevens zelf kunnen invoeren.

Je kunt op elk moment controleren welke klanten nog geen kaartgegevens hebben verstrekt in de lijst "Boekingen in afwachting bescherming" door op het schildpictogram in de rechterbovenhoek van de Agenda te klikken. Zodra een klant zijn kaartgegevens invoert, verdwijnt zijn naam van de lijst en wordt de reservering bevestigd.

Je klanten hebben 24 uur de tijd om hun kaartgegevens toe te voegen en de boeking te bevestigen. Als ze de gevraagde gegevens niet binnen deze periode invoeren, vervalt de link die via sms is verzonden. Je kunt echter kiezen of je de afspraak wilt annuleren (door op ❌ te klikken) of toch wilt bevestigen (door op ✅ te klikken).

Houd er rekening mee dat als je ervoor kiest om het te bevestigen, we de transactie niet kunnen beveiligen omdat de klant zijn kaartgegevens nog niet heeft verstrekt.

NB: Om veiligheidsredenen worden de kaartgegevens van de klant om 5:00 's ochtends verwijderd van de dag na de afspraak.

De functie Annuleringsbescherming moet volledig via de Agenda worden beheerd om de kostente kunnen toepassen. Alleen als je de afspraak annuleert en klikt op "Client kwam niet opdagen" kun je kiezen of je de klant annuleringskosten in rekening wilt brengen.

Als een klant meerdere afspraken heeft op dezelfde dag, zullen de voorwaarden van de eerste afspraak het beleid bepalen voor volgende afspraken. Dit zijn de mogelijke gevallen:

Je kunt elk bedrag in rekening brengen, tot aan de totale kosten van de reservering, door "Personaliseer" te selecteren en het gewenste bedrag in te voeren, of door een percentage van het verschuldigde bedrag te kiezen (100%, 50% of 25%). De twee opties zijn alleen beschikbaar voor offline afspraken.

Voor online geboekte en vooruitbetaalde afspraken, , is het echter mogelijk om slechts 100% van het bedrag van de dienstin rekening te brengen. Het is niet mogelijk om lagere percentages te kiezen.

Treatwell zal een transactievergoeding van 2% (+BTW) toepassen op bedragen die aan de klant in rekening worden gebracht.

Alle geannuleerde of no-show afspraken (afspraken waarbij de klant niet is komen opdagen en waarvoor een vergoeding is gevraagd) zijn zichtbaar in de "Annuleringen en no-shows" lijst in het "Dagelijks overzicht". Zowel de salon als de klant worden per e-mail op de hoogte gesteld als er een bedrag in rekening is gebracht en of de betaling is gelukt.

Let op: Als de klant de afspraak annuleert buiten de periode waarin de annuleringsvoorwaarden voorzien, zullen we proberen het bedrag in rekening te brengen op de betaalkaart die hij bij het boeken heeft gebruikt. De terugbetaling zal alleen succesvol zijn als er voldoende saldo op de kaart staat om de betaling te dekken.

Hier volgt een korte handleiding voor het activeren van de Annuleringsbescherming. Houd er ten slotte rekening mee dat Offline Annuleringsbescherming voor directe afspraken alleen beschikbaar is voor Treatwell Pro Advanced en Premium plannen.