Sur Treatwell Pro il est possible de passer des commandes qui seront automatiquement reçues par votre fournisseur, à la fois pour l'achat de nouveaux produits et pour l'achat de produits en rupture de stock. Vous devez tout d'abord accéder à la rubrique « Commandes », dans la section « Stock » du menu latéral.
Cliquez ensuite sur le bouton « + » en haut à gauche ou sur le lien « en créer un nouveau » au centre de la page pour créer une nouvelle commande.
Dans la fenêtre de création, vous pouvez choisir entre deux options différentes :
Ajouter les produits en fin de stock (cette option vous permet d'avoir une liste de tous les articles que le stock détecte comme étant « en sous-stock ») ;
Commencer une nouvelle commande (cette option vous permet de créer une commande de nouveaux produits).
Ajouter des produits en sous-stock
Tapez le nom du fournisseur dans la barre « Nom du fournisseur » et sélectionnez l'option souhaitée dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur « Continuer » pour poursuivre.
La commande inclut automatiquement les produits en sous-stock, mais il est toujours possible d'en ajouter en cliquant sur le bouton « Ajouter un produit à la commande » (dans ce cas, il est nécessaire de renseigner le nom du produit, le code-barres et la quantité).
NB : Les quantités de tous les produits ajoutés à la commande (aussi bien ceux qui sont automatiquement ajoutés en tant que sous-stock que ceux qui sont ajoutés manuellement) peuvent être modifiées rapidement à partir de la page, en cliquant sur les chiffres de la colonne « Commandé »
Pour terminer, cliquez sur « Confirmer » pour envoyer la commande ou sur « Enregistrer comme brouillon » pour l'envoyer plus tard.
Faire une nouvelle commande
Tapez le nom du fournisseur dans la barre « Nom du fournisseur » et sélectionnez l'option « Commencer une nouvelle commande ». Cliquez ensuite sur « Continuer ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter un produit à la commande » et saisissez les informations requises, notamment le nom de la marque, le nom du produit et la quantité. Il est également conseillé d'introduire le code-barres, afin de rendre la commande plus complète et moins sujette aux erreurs. Cliquez sur « Ajouter » pour insérer le produit dans la commande. Répétez la même opération pour tous les produits à acheter.
Pour terminer, cliquez sur « Confirmer » pour envoyer la commande ou sur « Enregistrer comme brouillon » pour l'envoyer plus tard.
Les commandes enregistrées en tant que brouillons peuvent être récupérées en accédant à la rubrique « Commandes » à partir du menu (sous « Stock ») et en cliquant sur les éléments de la colonne de gauche.
Toute commande peut être annulée en cliquant sur le bouton « Supprimer » en haut à gauche. Si, en revanche, vous souhaitez simplement supprimer un produit de la commande (par exemple parce qu'il a été ajouté par erreur), il vous suffit de cliquer sur l'icône de la corbeille située à côté de l'article à annuler.
Que faire lorsque vous recevez votre commande
Une fois la commande reçue, vous devez accéder à la rubrique « Commandes », sous la section « Stock », et cliquer sur la commande souhaitée dans la liste de gauche. Cliquez ensuite sur le bouton « J'ai reçu la commande ».
À ce stade, il est nécessaire d'effectuer un contrôle entre les quantités commandées et celles qui ont été reçues (et de modifier les quantités au cas où il y aurait eu des erreurs lors de la livraison).
Cliquez ensuite sur les boutons suivants :
« Ajouter au stock » (pour ajouter les produits et mettre à jour les quantités dans l'espace Stock de Treatwell Pro) ;
« J'ai reçu la facture » (si le document a déjà été reçu) ;
« Sauvegarder la facture et définir les délais » (pour définir les méthodes et les délais de paiement de la commande).
Dans la fenêtre « Définir les délais », confirmez et introduisez les données suivantes :
Date de la facture à payer ;
Nombre d'échéances (dans le même menu déroulant, il est également possible de choisir l'option « Remise immédiate ») ;
Tous les (se réfère à la cadence des versements. Cette option ne doit pas être modifiée dans le cas d'une remise immédiate) ;
Sur (date à laquelle le premier versement ou le paiement unique dans le cas d'une remise immédiate sera effectué).
Après avoir saisi toutes les données requises, cliquez sur « Continuer ».
