Il est possible que les membres du personnel ne soient pas disponibles à certains moments de la journée ou à certaines périodes de l'année. C'est le cas, par exemple, des pauses déjeuner, des vacances ou des congés temporaires (par exemple, pour des obligations ou pour cause de maladie). Pour éviter que les clients ne réservent à des moments où le personnel n'est pas disponible, il est nécessaire d'ajouter des blocs dans l'agenda.
Comment créer une pause déjeuner
Pour ajouter une pause déjeuner récurrente et qui est répétée de la même manière pour chaque journée de travail, vous devez suivre les étapes suivantes :
Accédez à la section « Équipe » à partir du menu principal de Treatwell Pro ;
Cliquez sur le nom de l'employé souhaité dans la liste du personnel ;
Dans la rubrique « Horaires », cliquez sur le bouton « Gérer » ;
Choisissez un jour de la semaine et cliquez sur « Ajouter une pause » ;
Définissez l'heure souhaitée et cliquez sur « Terminer et enregistrer » pour activer les modifications.
Répétez la même procédure pour les jours de la semaine où la pause est prévue : après les avoir définies, elles se répètent automatiquement chaque semaine.
Pour éliminer les pauses déjeuner, cependant, cliquez simplement sur l'icône de la corbeille rouge à côté de l'heure précédemment définie. Pour finir, confirmez la suppression en cliquant sur le bouton « Terminer et enregistrer ».
Si, par contre, la pause déjeuner n'a pas d'horaires fixes, mais peut varier au cours de la semaine, il est possible de la définir directement à partir de l'Agenda par modification quotidienne :
Cliquez sur le nom du membre de l'équipe indiqué sur la première ligne de la colonne correspondante ;
choisissez l'option « Pause » du menu ;
indiquez le créneau (de… à…) et les notes éventuelles ;
cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer.
Comment créer des congés et des absences
Pour mettre en place des pauses non récurrentes, valables uniquement pour un créneau horaire, pour une journée ou pour plusieurs jours spécifiques, tels que des vacances ou des congés, la procédure est la suivante :
Accédez à la section « Équipe » depuis le menu latéral ;
Cliquez sur le nom de l'employé souhaité dans la liste du personnel ;
Dans la rubrique « Absences », appuyez sur le bouton « Créer » ;
Définissez le jour ou cliquez sur « Ajouter plus de jours » pour définir une période plus longue (« de... à... ») ;
Entrez le créneau horaire dans lequel l'employé n'est pas présent ;
Cliquez sur « Enregistrer » pour activer l'absence.
Une absence quotidienne peut également être définie à partir de l'agenda. Cette fonction est utile pour apporter rapidement des modifications à l'horaire d'un employé pour une journée donnée. Les étapes dans ce cas sont les suivantes :
Cliquez sur le nom de l'employé indiqué dans l'Agenda sur la première ligne de la colonne correspondante ;
choisissez l'option « Congé » du menu ;
indiquez le créneau (de ... à ...) et les notes éventuelles ;
cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer.
Veuillez noter: le même menu rapide que dans le calendrier peut être utilisé en cas de congé maladie, en choisissant l'option appropriée dans le menu et en indiquant la plage horaire dans laquelle le salarié est absent.
Avec Treatwell Pro, il est également possible de définir des absences et des blocs dans le calendrier liés à d'autres raisons, par exemple des fermetures exceptionnelles, des vacances, des réunions, des formations, etc. Pour plus d'informations, veuillez vous référer au guide « Comment bloquer une partie de mon calendrier ? ».