A la hora de cerrar el salón, también es importante cerrar la jornada laboral en el sistema de gestión. De esta manera, Treatwell Pro te proporcionará un resumen global en el que verás si las transacciones realizadas (con tarjeta, efectivo o cheque) y las anuladas corresponden con las operaciones llevadas a cabo desde el terminal de punto de venta (TPV) y con el fondo de caja del cierre del día.
El monto recogido en el sistema de gestión debe corresponder exactamente con las transacciones reales: por lo tanto, es esencial comparar los números que se ven en Treatwell Pro con la cantidad recaudada en tu salón al final del día antes del cierre para asegurarte que los datos han sido registrados correctamente y corresponden con la realidad.
En el momento en el que se haga el cierre, se creará un informe con el Resumen diario y se desactivarán todas las funciones del TPV que puedan generar nuevas transacciones comerciales (por ejemplo, pagos en efectivo, devoluciones, depósito o retirada de efectivo). Con el inicio de la nueva jornada laboral, se volverán a activar estas funciones.
Arqueo de caja
Para cerrar la caja, primero debes acceder a la sección «Caja» de Treatwell Pro, que se encuentra en el menú lateral.
Luego haz clic en el icono del recibo en la esquina superior derecha de la página. Necesitarás introducir tus datos para iniciar sesión (es obligatorio iniciar sesión como «Propietario» o «Recepcionista» para cerrar la caja).
Una vez que hayas iniciado sesión, verás el informe «Resumen diario» donde podrás revisar todas tus transacciones del día. En la parte inferior del informe, haz clic en el botón «Cerrar y enviar email» para finalizar el día fiscal.
Atención: El cierre de caja es irreversible y solo puede hacerse una vez al día. Por lo tanto, es aconsejable asegurarse de que no habrá más transacciones antes de proceder.
Cómo leer el informe «Resumen Diario»
Al cerrar la caja, tendrás disponible el «Resumen Diario», un informe que contiene todas las transacciones del día y los métodos de pago utilizados.
Antes de leer el informe, puedes marcar «Compara el mismo día de la semana del año anterior» para que te muestre cualquier aumento o disminución de los ingresos y servicios en comparación con el mismo día del año anterior.
La barra azul en la parte superior del informe indica:
Número de transacciones del día: cuántas transacciones se realizaron durante el día.
Importe bruto: Indica el valor de todas las transacciones realizadas antes de cualquier deducción fiscal.
Nota: Si la opción «Compara el mismo día de la semana del año anterior» ha sido seleccionada, también se verá una barra gris mostrando la comparación.
El informe también contiene el siguiente resumen, relacionado con el día en cuestión:
Total de clientes del día y desglose por género
Ticket medio: calculado dividiendo la suma de todos los recibos emitidos por el número de recibos
Número tickets: El número de facturas emitidas
Número de facturas
Importe facturas: el valor de las facturas emitidas
Servicios: los ingresos en €/£ de todos los tratamientos realizados
Productos: los ingresos en €/£ de todos los productos vendidos
Promociones: los ingresos totales €/£ de las promociones vendidas
Saldo pendiente: Si tienes un saldo pendiente, esta cifra se refiere a la cantidad que has recaudado con el valor de sus transacciones
Debajo, se desglosan los métodos de pago utilizados por los clientes en el día:
Tarjeta: importe total pagado con tarjeta de crédito o débito (Mastercard, Visa, Amex, etc.)
Crédito prepago: la cantidad total de pagos realizados con crédito prepago (crédito previamente vendido a través de paquetes promocionales)
Efectivo: la cantidad total de pagos en efectivo
Cheques/transferencias: la cantidad de pagos realizados por cheque o transferencia bancaria
Pagado online: la cantidad total de pagos realizados directamente en línea
Deuda: transacciones para las que el pago no se ha completado
En el lado derecho del informe, hay un gráfico con un resumen de los productos y servicios vendidos durante el día.
Qué hacer en caso de errores
En caso de errores durante el cierre de caja, no será posible realizar una transacción correctiva hasta el siguiente día natural. Para cumplir con los requisitos fiscales y contables, el informe incorrecto no podrá modificarse. Cualquier transacción (correctiva) será siempre parte del informe de fin de día.
En caso de errores, te recomendamos preparar una declaración por escrito antes de cualquier auditoría fiscal (por ejemplo, una nota como «Error operacional en la ejecución del cierre del día de 06/08/2018» podría añadirse a los documentos). Sin embargo, como principio básico, lo mejor es asegurarse de que este tipo de errores se evitan en la medida de lo posible (formando adecuadamente a los empleados, por ejemplo) y que todos los cierres de caja se realicen correctamente.