Configuració de l'horari del saló
Establir de forma correcta els horaris d'obertura/tancament del saló i els dels professionals mostrarà la disponibilitat del centre i les hores de treball dels professionals a la pàgina de reserves.
Per tant, els clients només podran reservar quan el saló estigui operatiu i quan el personal estigui disponible. L'horari establert també definirà el calendari de Treatwell Pro. En conseqüència, les hores prèvies a l'obertura i les hores de després del tancament no seran visibles.
Per establir els horaris d'obertura i tancament del saló, primer hauràs de fer clic a l'opció «Horaris» del menú lateral de Treatwell Pro i després a la subsecció del mateix nom.
Si selecciones un dia de la setmana de la llista de l'esquerra, obriràs la pàgina d'edició on podràs indicar:
l'horari d'obertura (des de... fins...);
les pauses (en cas que el saló tingui horari partit, tancant al migdia).
Els dies en què el saló està tancat, es poden indicar amb l'activació del botó que hi ha al costat dels dies de la setmana. D'aquesta manera, aquests dies ja no seran visibles a l'agenda ni a la pàgina web de reserves.
Com establir les obertures extraordinàries del saló
Si és necessari, és possible canviar els horaris d'obertura del saló, avançant o ajornant l'horari d'obertura habitual. Això es pot configurar a la subsecció «Obertura Extraordinària», des de la secció «Horaris» del menú lateral de l'agenda.
Aquesta funció és molt útil en cas que el saló obri en dies festius (configurats com a dies no laborables segons el calendari nacional) o en dies en què el saló sol estar tancat.
Per configurar una obertura, cal indicar les dades següents:
la data d'obertura;
l'horari d'obertura (des de... fins...);
la pausa (si escau).
Com establir els tancaments extraordinaris del saló
La subsecció «Tancament Extraordinari» a l'àrea «Horaris», fa referència als tancaments en dies concrets (per exemple, en festes locals o dies laborables en què el saló tancarà de forma excepcional). Els dies festius nacionals, ja estan configurats de forma automàtica per Treatwell Pro, segons el país d'origen.
Per establir un tancament excepcional, només cal indicar la data en què el saló no obrirà i guardar el canvi.
En cas d'un tancament extraordinari, és important comprovar les cites ja reservades dels clients i reprogramar-les si ja s'han confirmat.
Com establir els torns dels professionals
La configuració dels torns dels professionals és l'opció que permet canviar els horaris de l'agenda i bloquejar les reserves en determinats moments del dia. A Treatwell Pro, és possible establir diferents hores de treball per als professionals. D'aquesta manera, els clients que utilitzin l'aplicació o widget per fer reserves només podran reservar determinats membres del personal dins de l'horari laboral.
Per configurar els torns de treball a l'agenda, cal accedir a la secció «Professional» del menú lateral. Si fas clic al nom d'un professional, s'obrirà una pàgina on podràs editar la informació del treballador, inclòs el seu horari a la subsecció «Horaris».
Si fas clic al botó «Gestionar», s'obrirà la pantalla d'edició de l'horari i els torns de l'empleat. Aquí pots configurar les dades següents:
els dies de la setmana que treballa l'empleat (marcant els dies desitjats);
les hores d'inici i finalització del torn (a indicar per a cada dia hàbil);
les pauses durant el dia.
Un cop introduïdes les dades necessàries, podràs editar la pestanya «Definir Torns». Aquí tens l'opció d'aplicar els mateixos torns a un empleat durant tot l'any o definir-lo mes a mes.
Es recomana establir els torns amb molta antelació perquè l'agenda ja estigui configurada de forma correcta per a les futures cites.
Com fer canvis diaris en l'horari del personal
Aquesta funció permet realitzar de forma ràpida canvis a l'horari d'un professional per a un dia determinat. D'aquesta forma, es bloquejarà la franja horària per tal que no facin reserves.
Aquesta opció permet «bloquejar» hores concretes en cas de circumstàncies especials (malaltia, baixa, pausa per dinar, etc.). D'aquesta manera, els clients que utilitzin l'aplicació Treatwell o el widget per fer reserves no podran reservar en aquella franja horària, ja que el professional estarà absent.
La modificació de l'horari es pot accedir des de l'agenda fent clic en el nom de l'empleat desitjat.
Les opcions disponibles inclouen:
Assumptes propis
Pausa per dinar
Reunió
Cita comercial
Formació
Recuperació
Malaltia
Altres salons
En tots aquests casos, es poden afegir notes addicionals per incloure detalls importants (per exemple, en el cas d'una cita, el nom del representant amb qui es celebrarà una reunió de vendes).
Els tres últims elements del menú d'edició dels horaris diaris dels professionals són:
Modificar l'horari del dia: permet canviar el temps de treball d'un professional només per al dia seleccionat. Pots augmentar o disminuir el temps establert habitual (en conseqüència, la disponibilitat en línia per a les reserves també canviarà). Després de canviar l'horari dels treballadors, apareixerà la icona d'un rellotge al costat del nom a l'agenda;
Imprimir resum: permet imprimir la llista de cites del dia per a aquest professional;
Overbooking: permet introduir cites fora de la jornada l'horari laboral habitual de l'empleat.