Amb el tancament del saló, també és important indicar l'acabament de la jornada laboral del sistema de gestió. Treatwell Pro proporciona un resum global que permet comprovar si les transaccions realitzades (amb targetes, diners en efectiu i xecs) i aquelles que han estat anul·lades coincideixen amb les operacions realitzades al TPV (POS) i amb l'efectiu de la caixa al final del dia.
La quantitat que indica el sistema de gestió ha de ser la mateixa que la de les transaccions reals: per tant, és essencial comparar els números de Treatwell Pro amb la quantitat recollida al saló al final del dia abans del tancament per assegurar que les dades s'han registrat de forma correcta i corresponen a la realitat.
Un cop s'ha finalitzat el tancament, es genera un informe del final de dia i totes les funcions comercials del TPV (ex. la caixa, reemborsament, retirada o introducció de diners) es desactiven fins a l'endemà, amb l'inici de la nova jornada laboral.
Tancament del dia
Per tancar el dia, primer has d'accedir a la secció «Caixa» de Treatwell Pro, que es troba al menú lateral.
A continuació, fes clic a la icona del rebut a la cantonada superior dreta de la pàgina. Hauràs d'introduir les teves dades d'inici de sessió (és obligatori iniciar sessió com a «Propietari» o «Recepcionista» per poder tancar el dia).
Un cop hagis iniciat sessió, veuràs l'informe «Resum diari» on podràs revisar totes les transaccions del dia. A la part inferior de l'informe, fes clic al botó «Tancar i enviar email» per finalitzar el dia fiscal.
Atenció: Tancar el dia és irreversible i només es pot fer un cop al dia. Per tant, és recomanable assegurar-se que no es preveuen més transaccions abans de continuar.
Com llegir l'informe «Resum diari»
En tancar el dia, es posa a disposició el «Resum diari», un informe que conté totes les transaccions i mètodes de pagament del dia.
Abans de llegir l'informe, pots marcar l'opció «Compara el mateix dia de la setmana de l'any anterior», que mostra qualsevol augment o disminució en els ingressos i els serveis en comparació amb el mateix dia de l'any anterior.
La barra blava a la part superior de l'informe indica:
Nombre de tiquets: quantes transaccions s'han realitzat en el dia actual.
Import brut: Indica el valor de totes les transaccions realitzades abans d'aplicar qualsevol deducció fiscal.
A tenir en compte: Si has seleccionat l'opció «Compara el mateix dia de la setmana de l'any anterior», també es mostrarà una barra gris que mostra la comparativa.
L'informe també conté el següent resum, relatiu al dia en qüestió:
Total de clients del dia i el desglossament per sexe
Tiquet mitjà de les transaccions: es calcula dividint la suma de tots els rebuts/factures emesos per el nombre de rebuts
Núm. tiquets: El nombre de rebuts emesos
Número de factures
Import de la factura: el valor de les factures emeses
Serveis: els ingressos en €/£ de tots els serveis realitzats
Productes: els ingressos en €/£ de tots els productes venuts
Promocions: els ingressos totals €/£ de les promocions venudes
Deute cobrat: Si tens un saldo pendent, aquesta xifra es refereix a l'import que has cobrat amb el valor de les teves transaccions
A continuació, es desglossen els mètodes de pagament que els clients utilitzen per a les transaccions d'avui:
Targeta: import total pagat amb targeta de crèdit o dèbit (Mastercard, Visa, Amex etc.)
Targeta prepagament: l'import total de pagaments realitzats amb crèdit prepagat (crèdit venut prèviament a través de paquets promocionals)
Efectiu: l'import total dels pagaments en efectiu
Xecs/transferències: l'import dels pagaments realitzats mitjançant xec/transferència bancària
Pagat online: la quantitat total de pagaments realitzats directament en línia
Deute: transaccions per les quals no s'ha completat el pagament
A la part dreta de l'informe, hi ha un gràfic amb un resum dels productes i serveis venuts durant el dia actual.
Què fer en cas d'errors
En cas d'errors durant el tancament del dia, no serà possible realitzar una transacció correctiva fins al dia natural següent. Per complir amb els requisits fiscals i comptables, l'informe incorrecte al final del dia es mantindrà sense canvis. Qualsevol transacció (correctiva) sempre formarà part de l'informe de final de dia.
En cas d'errors, és recomanable elaborar una declaració escrita abans de qualsevol auditoria fiscal (per exemple, es podria afegir a la documentació una nota com «Error operatiu en realitzar el tancament al final del dia del 06/08/2018»). Tanmateix, com a principi bàsic, és important assegurar-se que aquest tipus d'errors s'evitin el màxim possible (per exemple, formant de forma correcta als treballadors) i que qualsevol tancament del dia es realitzi de forma correcta.