Con la chiusura del salone è importante effettuare anche la chiusura della giornata lavorativa sul gestionale: in questo modo Treatwell Pro fornisce un sommario globale che consente di verificare se le transazioni effettuate (con carte, contanti e assegni) e i sospesi corrispondono alle operazioni compiute sul POS e al fondo cassa alla fine della giornata.
Gli importi raccolti sul gestionale devono corrispondere esattamente alle transazioni reali: è fondamentale, quindi, confrontare i numeri presenti su Treatwell Pro con gli importi incassati effettivamente in salone ad ogni fine giornata prima della chiusura per assicurarsi che i dati siano stati registrati correttamente e siano corrispondenti alla realtà.
Non appena la procedura di chiusura è conclusa, viene generato un rapporto di fine giornata e tutte le funzioni POS che creano una transazione commerciale (ad esempio cassa, rimborso, prelievo o deposito di contanti) vengono disattivate, fino al giorno solare successivo, con l'inizio della nuova giornata lavorativa.
Chiusura della giornata
Per effettuare una chiusura, è necessario innanzitutto accedere alla sezione "Cassa" di Treatwell Pro, attraverso il menu laterale.
Cliccare poi sull'icona della ricevuta nell'angolo in alto a destra della pagina. Bisognerà inserire i tuoi dati di login (è obbligatorio accedere come "Titolare" o "Receptionist" per poter chiudere la giornata).
Una volta ottenuto l'accesso, verrà visualizzato il rapporto "Riepilogo giornaliero" dove è possibile ripercorrere tutte le transazioni della giornata. In fondo al rapporto, cliccare sul pulsante "Chiudi la giornata e invia email (o stampa)" per terminare la giornata fiscale.
Attenzione: La chiusura della giornata è irreversibile e può essere effettuata solo una volta al giorno: è bene assicurarsi, quindi, che non siano previste ulteriori transazioni prima di procedere.
Come leggere il rapporto "Riepilogo giornaliero"
Con la chiusura, viene reso disponibile il "Riepilogo giornaliero", un rapporto contenente tutte le transazioni della giornata e i metodi di pagamento.
Prima di leggere il rapporto, è possibile selezionare la voce "Confronto con lo stesso giorno dell'anno scorso", che segnala eventuali incrementi o cali dei ricavi e dei servizi rispetto allo stesso giorno nell'anno precedente.
La barra blu posta sulla parte superiore del report indica:
Numero di transazioni del giorno: quante transazioni sono state effettuate nel giorno in esame
Importo lordo: indica il valore di tutte le transazioni effettuate prima di eventuali detrazioni fiscali.
NB: Se è stata selezionata l'opzione "Confronta con lo stesso giorno dell'anno scorso", verrà visualizzata anche una barra grigia con il confronto.
Nel rapporto sono presenti anche i seguenti dati riepilogativi, relativi alla giornata presa in esame:
Totale clienti del giorno e suddivisione per genere
Scontrino medio, calcolato dividendo la somma di tutti gli scontrini/fatture emessi per il numero di passaggi
Transazioni: il numero di ricevute effettuate
Numero di fatture emesse
Importo della fattura: il valore delle fatture emesse
Trattamenti: i ricavi in € di tutti i trattamenti effettuati
Prodotti: i ricavi in € di tutti i prodotti venduti
Promozioni: i ricavi totali € delle promozioni vendute
Saldo in sospeso riscosso: se si ha un saldo in sospeso, la cifra si riferisce all'importo riscosso con il valore delle transazioni effettuate
Subito sotto, vengono analizzati i metodi di pagamento che i clienti hanno utilizzato per le transazioni del giorno:
Carte: importo totale pagato tramite carta di credito, debito (Mastercard, Visa, Amex etc..)
Credito prepagato: importo totale dei pagamenti effettuati con credito prepagato (credito venduto in precedenza tramite pacchetti promozionali)
Contanti: l'importo totale dei pagamenti in contanti
Assegni/bonifici: importo dei pagamenti effettuati con assegni/bonifici
Pagato online: somma totale dei pagamenti effettuati direttamente online
In sospeso: transazioni per le quali il pagamento non è stato completato
Sul lato destro del rapporto, è presente un grafico con un riepilogo dei prodotti e dei servizi venduti nella giornata presa in esame.
Cosa fare in caso di errori
In caso di errori durante la chiusura della giornata, non sarà possibile effettuare una transazione correttiva fino al giorno solare successivo. Per rispettare i requisiti fiscali e contabili, il rapporto di fine giornata errato resta inalterato. Qualsiasi transazione (correttiva) farà sempre parte del rapporto di fine giornata.
In caso di errori è consigliabile preparare una dichiarazione scritta prima di qualsiasi verifica fiscale (ad esempio, si potrebbe aggiungere ai documenti una nota del tipo "Errore operativo durante l'esecuzione della chiusura di fine giornata del 06/08/2018"). Come principio di base, tuttavia, è bene assicurarsi che questo tipo di errori venga evitato il più possibile (ad esempio formando adeguatamente i dipendenti) e che ogni chiusura di fine giornata venga eseguita correttamente.