Lors de la fermeture du salon, il est également important de clôturer la journée de travail sur le système de gestion. Ainsi, Treatwell Pro fournit un récapitulatif global qui permet de vérifier si les transactions effectuées (par cartes, espèces et chèques) et en attente correspondent aux opérations effectuées sur le TPV et à la caisse à la fin de la journée.
Le montant encaissé sur le système de gestion doit correspondre exactement aux transactions réelles : il est donc essentiel de comparer les chiffres présents sur Treatwell Pro avec le montant réellement encaissé dans le salon en fin de journée avant la fermeture pour s'assurer que les informations ont été enregistrées correctement et qu'elles correspondent à la réalité.
Dès que la fermeture est terminée, un rapport de fin de journée est généré et toutes les fonctions du TPV qui créent une transaction commerciale (par exemple, encaissement, remboursement, retrait ou dépôt d'espèces) sont désactivées jusqu'au jour suivant, avec le début de la prochaine journée de travail.
Clôture de la journée
Pour effectuer une fermeture, vous devez d'abord accéder à la section « Caisse » de Treatwell Pro, via le menu latéral.
Cliquez ensuite sur l'icône du ticket de caisse dans le coin supérieur droit de la page. Vous devrez entrer vos identifiants (il est obligatoire de se connecter en tant que « Propriétaire » ou « Réceptionniste » pour clôturer la journée).
Une fois identifié, vous verrez le rapport « Récapitulatif du jour » dans lequel vous pourrez passer en revue toutes vos transactions de la journée. En bas du rapport, cliquez sur le bouton « Clôturer et envoyer par email » pour terminer la journée de travail.
Attention : La clôture de la journée est irréversible et ne peut être effectuée qu'une fois par jour. Il est donc conseillé de s'assurer qu'aucune autre transaction n'est prévue avant de continuer.
Comment lire le rapport « Récapitulatif du jour »
À la fermeture, le « Récapitulatif du jour » est mis à disposition, un rapport contenant toutes les transactions et les moyens de paiement de la journée.
Avant de lire le rapport, vous pouvez cocher « Comparer avec le même jour de la semaine de l'année précédente », qui indique toute augmentation ou diminution des revenus et des prestations par rapport au même jour de l'année précédente.
La barre bleue en haut du rapport indique :
Nombre de tickets : combien de transactions ont été effectuées au cours de la journée.
Montant brut : Indique la valeur de toutes les transactions effectuées avant toute déduction fiscale.
NB : Si l'option « Comparer avec le même jour de la semaine de l'année précédente » a été sélectionnée, une barre grise s'affichera également pour illustrer la comparaison.
Le rapport contient également le résumé suivant, concernant la journée en question :
Total des clients de la journée et répartition par genre
Ticket moyen : calculée en divisant la somme de tous les reçus/factures émis par le nombre de reçus
Nombre de tickets : Le nombre de tickets émis
Nombre de factures émises
Montant de la facture : la valeur des factures émises
Prestations : les revenus en €/£ de toutes les prestations effectuées
Produits : le chiffre d'affaires en €/£ de tous les produits vendus
Promotions : le revenu total €/£ des promotions réalisées
Impayés sauvés : Si vous avez un solde à encaisser, ce chiffre correspond au montant que vous avez perçu avec la valeur de vos transactions
Les moyens de paiement utilisés par les clients pour les transactions d'aujourd'hui sont détaillés ci-dessous :
Cartes : montant total payé par carte de crédit ou de débit (Mastercard, Visa, Amex, etc.)
Crédit prépayé : le montant total des paiements effectués avec un crédit prépayé (crédit précédemment vendu par le biais de forfaits promotionnels)
Espèces : le montant total des paiements en espèces
Chèques/virements bancaires : le montant des paiements effectués par chèque ou par virement bancaire
Paiement en ligne : le montant total des paiements effectués directement en ligne
Impayés : les transactions pour lesquelles le paiement n'a pas été effectué
Sur le côté droit du rapport, un graphique récapitule les produits et prestations vendus au cours de la journée.
Que faire en cas d'erreur
En cas d'erreurs lors de la clôture de la journée, il ne sera pas possible de réaliser une correction avant le jour suivant. Pour respecter les exigences fiscales et comptables, le rapport de fin de journée erroné reste inchangé. Toute transaction (rectificative) sera toujours intégrée dans le rapport de fin de journée.
En cas d'erreur, il est conseillé de préparer une déclaration écrite avant tout contrôle fiscal (par exemple, il est possible d'ajouter aux documents une note telle que « Erreur opérationnelle dans la réalisation de la clôture de fin de journée du 06/08/2018 »). En principe, il convient toutefois de s'assurer que ces types d'erreurs sont évités autant que possible (par exemple, en assurant une formation adéquate des employés) et que toute clôture de fin de journée est effectuée correctement.