Με το κλείσιμο του καταστήματος, είναι επίσης σημαντικό να "κλείσεις" την εργάσιμη ημέρα στο σύστημα διαχείρισης. Με αυτόν τον τρόπο, το Treatwell Pro παρέχει μια συνολική σύνοψη που σου επιτρέπει να ελέγξεις αν οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται (με κάρτες, μετρητά και επιταγές) και που έχουν ανασταλεί, αντιστοιχούν στις συναλλαγές που πραγματοποιούνται στο POS και στο ταμείο στο τέλος της ημέρας.
Το ποσό που συγκεντρώνεται στο σύστημα διαχείρισης πρέπει να αντιστοιχεί ακριβώς στις πραγματικές συναλλαγές: είναι επομένως απαραίτητο να συγκριθούν οι αριθμοί που υπάρχουν στο Treatwell Pro με το ποσό που πράγματι εισπράχθηκε στο κατάστημα στο τέλος της ημέρας πριν από το κλείσιμο για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα έχουν καταγραφεί σωστά και αντιστοιχούν στην πραγματικότητα.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία κλεισίματος, δημιουργείται μια αναφορά τέλους ημέρας και όλες οι λειτουργίες POS που δημιουργούν μια επιχειρηματική συναλλαγή (π. χ. . μετρητά, επιστροφή χρημάτων, ανάληψη ή κατάθεση μετρητών) απενεργοποιούνται μέχρι την επόμενη ημερολογιακή ημέρα, με την έναρξη της νέας εργάσιμης ημέρας.
Κλείσιμο της ημέρας
Για να κλείσεις το ταμείο σου στο τέλος της ημέρας, πρέπει πρώτα να πας στην ενότητα "Ταμείο" του Treatwell Pro, μέσω του πλευρικού μενού.
Στη συνέχεια, κάνε κλικ στο εικονίδιο απόδειξης στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Θα χρειαστεί να εισάγεις τα στοιχεία σύνδεσής σου (είναι υποχρεωτικό να συνδεθείς ως "Ιδιοκτήτης" ή "Ρεσεψιονίστ" για να κλείσεις την ημέρα).
Μόλις συνδεθείς, θα δεις την "Ημερήσια Αναφορά" όπου μπορείς να δεις όλες τις συναλλαγές της ημέρας. Στο κάτω μέρος της αναφοράς, κάνε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο κι αποστολή e-mail" για να κλείσεις την φορολογική ημέρα.
Προσοχή: Το κλείσιμο της ημέρας είναι μη αναστρέψιμο και μπορεί να γίνει μόνο μία φορά την ημέρα. Ως εκ τούτου, πρέπει να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπάρξουν περαιτέρω συναλλαγές πριν να πραγματοποιηθεί η διαδικασία.
Πώς να διαβάσεις την "Ημερήσια Αναφορά"
Μετά το κλείσιμο, η "Ημερήσια Αναφορά" είναι διαθέσιμη, ένα αρχείο που περιέχει όλες τις συναλλαγές και τις μεθόδους πληρωμής της ημέρας.
Πριν διαβάσεις την αναφορά, μπορείς να τικάρεις την επιλογή "Συγκρίνετε με την ίδια ημέρα της εβδομάδας του προηγούμενου έτους ", το οποίο αναφέρει τυχόν αυξήσεις ή μειώσεις στα έσοδα και τις υπηρεσίες σε σύγκριση με την ίδια ημέρα του προηγούμενου έτους.
Η μπλε γραμμή στο επάνω μέρος της αναφοράς δείχνει τα παρακάτω:
Τον αριθμό συναλλαγών της ημέρας: πόσες συναλλαγές πραγματοποιήθηκαν την τρέχουσα ημέρα
Ακαθάριστο ποσό: Αναφέρεται η αξία όλων των συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν πριν από τυχόν μειώσεις φόρου.
Σημείωση: Εάν έχει επιλεγεί η επιλογή "Συγκρίνετε με την ίδια ημέρα της εβδομάδας του προηγούμενου έτους", θα εμφανιστεί μια γκρίζα γραμμή που θα δείχνει τη σύγκριση.
Η αναφορά περιέχει επίσης την ακόλουθη σύνοψη, η οποία αφορά την εν λόγω ημέρα:
Σύνολο πελατών της ημέρας και κατανομή ανά φύλο
Μέση αξία συναλλαγής: υπολογίζεται διαιρώντας το άθροισμα όλων των αποδείξεων/τιμολογίων που εκδίδονται με τον αριθμό των αποδείξεων
Συναλλαγές: Ο αριθμός των εκδιδόμενων αποδείξεων
Αριθμός εκδοθέντων τιμολογίων
Ποσό τιμολογίου: η αξία των εκδιδόμενων τιμολογίων
Υπηρεσίες: τα έσοδα σε €/£ από όλες τις υπηρεσίες που πραγματοποιήθηκαν
Προϊόντα: τα έσοδα σε €/£ από όλα τα προϊόντα που πωλήθηκαν
Προσφορές: τα συνολικά έσοδα €/£ από τις προσφορές που πωλήθηκαν
Εκκρεμή Ληφθέντα Υπόλοιπα: Εάν έχεις ένα ανεξόφλητο υπόλοιπο, αυτό το ποσό αναφέρεται στο ποσό που έχεις εισπράξει με την αξία των συναλλαγών σου
Παρακάτω, οι μέθοδοι πληρωμής που χρησιμοποιούνται για τις σημερινές συναλλαγές χωρίζονται σε:
Κάρτες: συνολικό ποσό που έχει πληρωθεί με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα (Mastercard, Visa, Amex κλπ..)
Προπληρωμένες κάρτες: το συνολικό ποσό των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν με προπληρωμένη κάρτα (πίστωση που πωλήθηκε προηγουμένως μέσω διαφημιστικών πακέτων)
Μετρητά: το συνολικό ποσό των πληρωμών σε μετρητά
΄Ελεγχοι/Τραπεζικές Μεταφορές: το ποσό των πληρωμών που πραγματοποιούνται με έλεγχο/έμβασμα
Πληρωμένο online: το συνολικό ποσό των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν απευθείας online
Οφειλές: συναλλαγές για τις οποίες η πληρωμή δεν έχει ολοκληρωθεί
Στη δεξιά πλευρά της αναφοράς υπάρχει ένα γράφημα με μια περίληψη των προϊόντων και των υπηρεσιών που πωλήθηκαν κατά τη διάρκεια της τρέχουσας ημέρας.
Τι να κάνεις σε περίπτωση λαθών
Σε περίπτωση σφαλμάτων κατά τη λήξη της ημέρας, δεν θα μπορείς να κάνεις κάποια διόρθωση στη συναλλαγή μέχρι την επόμενη ημερολογιακή ημέρα. Για τη τήρηση των φορολογικών και λογιστικών απαιτήσεων, η εσφαλμένη αναφορά στο τέλος της ημέρας παραμένει αμετάβλητη. Οποιεσδήποτε (διορθωτικές) συναλλαγές θα αποτελούν πάντα μέρος της ημερήσιας αναφοράς.
Σε περίπτωση λαθών συνιστάται να κάνεις μια γραπτή δήλωση πριν από οποιονδήποτε φορολογικό έλεγχο (για παράδειγμα, στα έγγραφα θα μπορούσε να προστεθεί ένα σημείωμα όπως "Επιχειρησιακό σφάλμα κατά την εκτέλεση του τέλους της ημέρας κλεισίματος της 06/08/2018"). Ωστόσο, ως βασική αρχή είναι καλό να διασφαλίσουμε να αποφεύγονται τέτοιου είδους λάθη όσο το δυνατόν περισσότερο (για παράδειγμα με την κατάλληλη εκπαίδευση των εργαζομένων) και ότι κάθε κλείσιμο στο τέλος της ημέρας γίνεται σωστά.