Door de openingstijden/sluitingstijden van de salon en de diensten van de personeelsleden correct in te stellen, kun je de online zichtbare beschikbaarheid en de werktijden van de personeelsleden perfect op elkaar afstemmen.

Klanten kunnen dus alleen boeken op momenten dat de salon operationeel is en op momenten dat het personeel aanwezig is. De ingestelde tijd bepaalt ook de marges van de Treatwell Pro-kalender. Hierdoor zullen de uren voor opening en die na sluiting niet zichtbaar zijn.

Om de openings- en sluitingstijden van jouw salon in te stellen, moet je eerst op de optie "Openingstijden" klikken in het Treatwell Pro zijmenu en vervolgens op de subsectie met dezelfde naam.

Door een dag van de week te selecteren in de lijst aan de linkerkant, open je de bewerkingspagina waar je het volgende kunt invoeren:

Dagen waarop de salon gesloten is, kunnen worden gedeactiveerd door de betreffende schakelaar in de lijst aan de linkerkant 'uit te schakelen'. Op deze manier zijn deze dagen niet meer zichtbaar in de kalender of de online boekingsdiensten.

Indien nodig is het mogelijk om de openingstijden van de salon te wijzigen, te anticiperen of de standaard openingstijd uit te stellen. Dit kan worden ingesteld via de subsectie 'Extra werkdag', opnieuw vanuit het gebied 'Openingstijden' in het zijmenu.

Deze functie is met name handig voor het openen van boekingsbeschikbaarheid op feestdagen (ingevoerd als een verwachte sluiting volgens de nationale kalender) of op dagen waarop de salon meestal gesloten is.

Om een opening in te stellen, moeten de volgende gegevens worden ingevoerd:

De subsectie 'Geplande sluitingen' in het gebied 'Openingstijden' verwijst daarentegen naar sluitingen op bepaalde dagen (bijvoorbeeld op lokale festiviteiten of doordeweeks wanneer de salon uitzonderlijk gesloten zal zijn). Nationale feestdagen worden daarentegen al automatisch ingesteld door Treatwell Pro, afhankelijk van het land van herkomst.

Om een uitzonderlijke sluiting in te stellen, geef je gewoon de datum aan waarop de salon niet zal openen en sla je de wijziging op.

In het geval van een buitengewone sluiting is het belangrijk om eerst eventuele bestaande reserveringen voor de dag die moet worden 'geblokkeerd' in de kalender te controleren en deze opnieuw in te plannen als ze al zijn bevestigd.

Een extra optie waarmee je de roosters zichtbaar in de agenda kunt wijzigen en de mogelijkheid van boekingen op bepaalde tijden van de dag kunt blokkeren, is het beheer van personeelsdiensten. Op Treatwell Pro is het mogelijk om verschillende werktijden in te stellen voor individuele medewerkers. Op deze manier kunnen klanten die de app of widget gebruiken om reserveringen te maken, alleen bepaalde medewerkers binnen hun werkuren boeken.

Om werkdiensten in het managementsysteem te organiseren, moet je het gedeelte 'Teamlid' van het zijmenu openen. Door op de naam van een teamlid in de lijst te klikken, open je een pagina waar je de details voor dit personeelslid kunt bewerken, inclusief hun planning onder de subsectie "Rotas".

Door in het vak op de knop "Beheer" te klikken, wordt het bewerkingsscherm voor het rooster en de diensten van de werknemer geopend. De volgende gegevens kunnen hier worden ingesteld:

Nadat je de vereiste gegevens hebt ingevoerd, kun je het tabblad "Beheer rotatie" bewerken. Hier heb je de mogelijkheid om het hele jaar door dezelfde diensten toe te passen op een werknemer of deze maand per maand te definiëren.

Het wordt aangeraden om de diensten op voorhand in te stellen zodat de agenda al goed is geconfigureerd om toekomstige afspraken te ontvangen.

Met deze functie kun je snel wijzigingen aanbrengen in de werktijden van een medewerker voor een bepaalde dag, waardoor je bepaalde delen van de tijd in de agenda blokkeert waarop afspraken niet kunnen worden ingevoerd.

Deze optie maakt het mogelijk om bepaalde tijdslots te 'deactiveren' in geval van bijzondere omstandigheden (ziekte, verlof, lunchpauze, etc.). Op deze manier zullen klanten die de Treatwell app of widget gebruiken om boekingen te maken, niet de tijden zien waarop de medewerker niet aanwezig is.

De dagelijkse wijziging van het rooster is direct toegankelijk in de agenda door op de naam van de gewenste medewerker te klikken.

Beschikbare opties zijn:

In al deze gevallen kunnen aanvullende opmerkingen worden toegevoegd om belangrijke details over het blok in de agenda op te nemen (bijv. de naam van de vertegenwoordiger met wie een verkoopvergadering zal worden gehouden in het geval van een afspraak).

De laatste drie items in het dagelijkse menu voor het bewerken van personeelsroosters zijn: