Het is mogelijk dat medewerkers niet beschikbaar zijn op bepaalde momenten van de dag of op bepaalde momenten van het jaar. Dit is bijvoorbeeld het geval bij lunchpauzes, vakanties of tijdelijk verlof (bijvoorbeeld voor verplichtingen of ziekte). Om te voorkomen dat klanten boeken op momenten dat personeel niet beschikbaar is, is het noodzakelijk om blokken in het dagboek toe te voegen.
Hoe een lunchpauze te creëren
Om een terugkerende lunchpauze toe te voegen, die voor elke werkdag op dezelfde manier wordt herhaald, moet je de volgende stappen volgen:
Toegang tot het gebied "Teamlid" vanuit het hoofdmenu van Treatwell Pro;
Klik in de personeelslijst op de naam van de gewenste medewerker;
Klik in het vak "Rotas" op de knop "Beheer";
Kies een dag van de week en ga naar "voeg pauze toe";
Stel de gewenste tijd in en klik op "Voltooi en bawaar" om de wijzigingen actief te maken.
Dezelfde procedure moet worden herhaald voor elke dag van de week waarop de lunchpauze is gepland.
Om lunchpauzes te verwijderen, klikt je slechts op het rode prullenbakpictogram naast de eerder ingestelde tijd. Bevestig ten slotte het verwijderen door op de knop "Voltooien en opslaan" te klikken.
Als daarentegen de lunchpauze geen vaste tijden heeft maar kan variëren tijdens de werkdagen, is het mogelijk om deze rechtstreeks vanuit de Agenda in te stellen door middel van dagelijkse wijziging:
Klik op de naam van het teamlid op de eerste regel van de betreffende kolom;
kies de optie "lunchpauze" uit het menu;
geef het tijdslot (van… tot…) en eventuele notities aan;
klik op “bewaar” om te bevestigen.
Hoe vakantie en verlof te creëren
Om eenmalige pauzes in te stellen, alleen geldig voor een tijdslot, voor één dag of voor meerdere specifieke dagen, zoals vakantie of verlof, is de procedure als volgt:
Toegang tot het gebied "Teamlid" via het zijmenu;
Klik in de personeelslijst op de naam van de gewenste medewerker;
Druk in het vak "Time off" op de knop "Maak";
Stel de dag in of klik op "Voeg meer dagen toe" om een langere periode in te voeren ("van... tot...");
Vul het tijdslot in waarin de medewerker niet aanwezig is;
Klik op "Opslaan" om de pauze actief te maken.
Een dagelijkse pauze kan ook worden ingesteld vanuit de kalender. Deze functie is handig om snel wijzigingen aan te brengen in het rooster van een medewerker voor een bepaalde dag. De stappen in dit geval zijn als volgt:
Klik op de naam van de medewerker aangegeven in de Kalender op de eerste regel van de betreffende kolom;
kies de optie "Vakantie" in het menu;
het tijdslot (van... tot...) en eventuele aantekeningen vermelden;
klik op "Opslaan" om te bevestigen.
Let op: hetzelfde snelmenu als in de kalender kan worden gebruikt in geval van ziekteverlof, door de betreffende optie in het menu te kiezen en het tijdslot aan te geven waarin de werknemer afwezig is.
Met Treatwell Pro is het ook mogelijk om pauzes en blokken in het dagboek in te stellen die verband houden met andere redenen, bijvoorbeeld buitengewone sluitingen, vakanties, vergaderingen, personeelstraining, enz... Raadpleeg voor meer informatie de handleiding 'Hoe blokkeer ik een deel van mijn agenda?'.