Ο σωστός καθορισμός των ωρών ανοίγματος/κλεισίματος του καταστήματος και των ωραρίων του προσωπικού, σου επιτρέπει να προσαρμόσεις αντίστοιχα τη διαθεσιμότητα που φαίνεται στο διαδίκτυο και τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων.

Έτσι, οι πελάτες θα μπορούν να κάνουν κράτηση μόνο σε ώρες που το κατάστημα είναι σε λειτουργία και σε ώρες που το προσωπικό είναι διαθέσιμο. Ο καθορισμένος χρόνος θα καθορίσει επίσης τα περιθώρια στο ημερολόγιο Treatwell Pro. Έτσι, οι ώρες πριν από το άνοιγμα και εκείνες μετά το κλείσιμο δεν θα είναι ορατές.

Για να ορίσεις τις ώρες ανοίγματος και κλεισίματος του καταστήματός σου, θα πρέπει πρώτα να κάνεις κλικ στην επιλογή "Ώράρια" στο πλευρικό μενού του Treatwell Pro και, στη συνέχεια, στην υποκατηγορία με το ίδιο όνομα.

Επιλέγοντας μια ημέρα της εβδομάδας από τη λίστα στα αριστερά, θα ανοίξεις τη σελίδα επεξεργασίας όπου μπορείς να συμπληρώσεις:

Οι ημέρες κατά τις οποίες το κατάστημα είναι κλειστό μπορούν να απενεργοποιηθούν "απενεργοποιώντας" τον σχετικό διακόπτη στη λίστα στα αριστερά. Με αυτόν τον τρόπο, αυτές οι ημέρες δεν θα είναι πλέον ορατές στο ημερολόγιο ή στις διαδικτυακές υπηρεσίες κρατήσεων.

Εάν είναι απαραίτητο, μπορείς να αλλάξεις το ωράριο λειτουργίας του καταστήματος, αλλάζοντας την προεπιλεγμένη ώρα λειτουργίας. Αυτό μπορείς να το κάνεις μέσω της υποενότητας "Extra ανοίγματα", και πάλι από το πεδίο "Ώράρια" στο πλευρικό μενού.

Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για να μπορούν οι πελάτες να κάνουν κρατήσεις σε επίσημες αργίες (καταχωρίζεται ως αναμενόμενο κλείσιμο σύμφωνα με το εθνικό ημερολόγιο) ή σε ημέρες που το κατάστημα είναι συνήθως κλειστό.

Για να δημιουργηθεί ένα άνοιγμα, πρέπει να συμπληρωθούν τα ακόλουθα στοιχεία:

Η υποενότητα "Extra Κλεισίματα" στην κατηγορία "Ωράρια", αναφέρεται σε κλεισίματα σε συγκεκριμένες ημέρες (π.χ. σε τοπικές εορταστικές εκδηλώσεις ή καθημερινές, όταν το κατάστημα θα είναι κατ 'εξαίρεση κλειστό). Οι εθνικές αργίες, από την άλλη, ορίζονται ήδη αυτόματα από την Treatwell Pro, ανάλογα με τη χώρα προέλευσης.

Για να ορίσεις ένα extra κλείσιμο, απλώς συμπλήρωσε την ημερομηνία κατά την οποία το κατάστημα δεν θα ανοίξει και αποθήκευσε την αλλαγή.

Σε περίπτωση extra κλεισίματος, είναι σημαντικό να ελέγξεις πρώτα τις υπάρχουσες κρατήσεις για την ημέρα που θα "μπλοκαριστούν" στο ημερολόγιο και να τις επαναπρογραμματίσεις αν έχουν ήδη επιβεβαιωθεί.

Μια πρόσθετη επιλογή που σου επιτρέπει να αλλάξεις τα ωράριο που εμφανίζεται στο ημερολόγιο και να αποκλείσεις τη δυνατότητα κρατήσεων σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας είναι η διαχείριση των ωραρίων του προσωπικού. Στο Treatwell Pro, είναι δυνατό να καθοριστούν διαφορετικές ώρες εργασίας για μεμονωμένα μέλη του προσωπικού. Με αυτόν τον τρόπο, οι πελάτες που χρησιμοποιούν την εφαρμογή ή το widget για να κάνουν κρατήσεις θα μπορούν να κάνουν κρατήσεις μόνο με συγκεκριμένους υπαλλήλους εντός του ωραρίου εργασίας τους.

Για να οργανώσεις τις βάρδιες του προσωπικού στο σύστημα διαχείρισης, θα πρέπει να πας στην κατηγορία 'Υπάλληλοι' του πλευρικού μενού. Κάνοντας κλικ στο όνομα ενός υπαλλήλου στη λίστα, θα ανοίξεις μια σελίδα όπου μπορείς να επεξεργαστείς τα στοιχεία για αυτό το μέλος του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένου του προγράμματός του στην υποενότητα "Ωράρια".

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Διαχείριση" στο πλαίσιο ανοίγει η οθόνη επεξεργασίας για το ωράριο και τις βάρδιες του υπαλλήλου. Τα ακόλουθα δεδομένα μπορούν να οριστούν εδώ:

Αφού συμπληρώσεις τα απαιτούμενα στοιχεία, μπορείς να επεξεργαστείς την καρτέλα " Όρισε Βάρδιες". Εδώ έχεις την επιλογή να συμπληρώσεις τις ίδιες βάρδιες σε έναν υπάλληλο όλο το χρόνο ή να τις ορίσεις ξεχωριστά για κάθε μήνα.

Προτείνουμε να ορίσεις τις αλλαγές εκ των προτέρων ώστε το ημερολογίου να διαμορφωθεί σωστά, για να μπορείς να λαμβάνεις μελλοντικές κρατήσεις

Αυτή η λειτουργία σου επιτρέπει να κάνεις γρήγορα αλλαγές στο ωράριο εργασίας ενός μέλους του προσωπικού για μια δεδομένη ημέρα, μπλοκάροντας έτσι ορισμένα τμήματα του χρόνου στο ημερολόγιο στο οποίο δεν μπορούν να μπούνε ραντεβού.

Αυτή η επιλογή καθιστά δυνατή την «απενεργοποίηση» ορισμένων τμημάτων στο ημερολόγιο σε περίπτωση ειδικών περιστάσεων (ασθένεια, άδεια, μεσημεριανό διάλειμμα κ.λπ.). Με αυτόν τον τρόπο, οι πελάτες που χρησιμοποιούν την εφαρμογή ή το widget Treatwell για να κάνουν κρατήσεις δεν θα βλέπουν τις ώρες που το μέλος του προσωπικού δεν είναι διαθέσιμο.

Η τροποποίηση του προγράμματος είναι προσβάσιμη απευθείας στο ημερολόγιο κάνοντας κλικ στο όνομα του επιθυμητού υπαλλήλου.

Οι διαθέσιμες επιλογές περιλαμβάνουν:

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, μπορούν να προστεθούν πρόσθετες σημειώσεις για να συμπεριληφθούν σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με το μπλοκάρισμα στο ημερολόγιο (π.χ. το όνομα του εκπροσώπου με τον οποίο θα πραγματοποιηθεί μια συνάντηση πωλήσεων σε περίπτωση ραντεβού).

Οι τρεις τελευταίες επιλογές στο ημερολόγιο του κάθε υπαλλήλου είναι: