Ao fechar o salão é importante também fechar o dia no programa de gestão. Para tal, a Treatwell Pro oferece um resumo global que te permite verificar se as transações realizadas (com cartões, dinheiro e cheques) e os montantes deixados em dívida correspondem às operações realizadas no PDV e fundo de caixa, no final do dia.
O valor apresentado pelo sistema deverá corresponder exatamente com as transações reais: portanto, é essencial comparar os números apresentados pela Treatwell Pro com o montante realmente cobrado no salão antes de fechar o dia, para garantir que os dados foram registados corretamente e correspondem à realidade.
Assim que for concluído o fecho de caixa, será gerado um relatório com o resumo diário e todas as funções de PDV que possibilitam uma transação (ex.: dinheiro, reembolso, levantamento ou depósito em caixa) serão desativadas até o dia seguinte, com o início do novo dia útil.
Fecho do dia
Para fechar o dia, deverás aceder à secção de "Caixa" da Treatwell Pro, através do menu lateral.
De seguida, clica no ícone de recibo, no canto superior direito da página. Será necessário inserir os teus dados de acesso (é obrigatório iniciar sessão como "Proprietário" ou "Rececionista", para poder fechar o dia).
Uma vez dentro, verás o relatório do "Resumo Diário" onde poderás revisar todas as transações do dia. Ao fundo da página do relatório, clica no botão "Fechar e enviar e-mail" para fechar o dia fiscal
Atenção: não é possível reverter o fecho de caixa. Só pode ser feito uma vez por dia. Por isso, antes de prosseguir, assegura-te de que não estejam previstas mais transações.
Como ler o relatório de "Resumo Diário"
Após o fecho de dia, será disponibilizado o "Resumo Diário", contendo todos os métodos de pagamento e transações do dia.
Antes de ler o relatório, poderás selecionar a opção de "Compare com o mesmo dia do ano anterior," que apresentará quaisquer aumentos ou reduções na faturação e serviços, em comparação com o mesmo dia do ano anterior.
A barra azul no topo da página do relatório indica:
Número de documentos para o dia: quantas transações foram feitas no dia em questão
Importe bruto: indica o valor de todas as transações realizadas, antes de quaisquer deduções fiscais.
Nota: se a opção "Compare com o mesmo dia do ano anterior" tiver sido selecionada, verás também uma barra cinzenta destacando a comparação.
O relatório contém também o seguinte resumo, referente ao dia em questão:
Total de clientes do dia e divisão por género
Valor médio de transações: calculado ao dividir a soma do valor de todos os recibos/faturas emitidas pelo número de talões
Transações: o número de faturas simplificadas emitidas
Número de faturas emitidas
Importe das faturas: valor das faturas emitidas
Serviços: o rendimento em € de todos os tratamentos realizados
Produtos: o rendimento em € de todos os produtos vendidos
Promoções: o rendimento total em € das promoções vendidas
Dívidas Cobradas: se tens importes pendentes de cobrança, este valor refere-se ao total cobrado com as transações
Diretamente abaixo, verás os métodos de pagamento utilizados pelos clientes nas transações do dia:
Cartões: valor total pago por cartão de crédito ou débito (Mastercard, Visa, Amex, etc.)
Créditos Pré-pagos: o valor total de pagamentos feitos com crédito pré-pago (crédito vendido previamente aos clientes como promoção)
Dinheiro: o valor total dos pagamentos em dinheiro
Cheques/transferências bancárias: o valor dos pagamentos feitos por transferências ou cheques
Pago online: o valor total dos pagamentos feitos online
Dívidas: transações pendentes de pagamento
Do lado direito do relatório, verás um gráfico com o resumo dos produtos e serviços vendidos durante o dia em questão.
O que fazer em caso de erros
Em caso de erros durante o fecho de caixa, não será possível realizar uma transação corretiva até ao dia seguinte. Para cumprir os requisitos fiscais e contabilísticos, o relatório incorreto de fecho de caixa deverá permanecer inalterado. Qualquer transação (corretiva) fará sempre parte do relatório de resumo diário.
Em caso de erros, é aconselhável preparar uma declaração escrita antes de qualquer auditoria fiscal (por exemplo, poderia ser adicionada ao documento uma nota como "erro operacional na execução do fecho de caixa do dia 06/08/2018"). No entanto, como princípio básico, é aconselhável tentar evitar este tipo de erros, dentro do possível (por exemplo, formando corretamente os membros da equipa), para que o fecho de caixa possa ser feito corretamente.