Hoe een afspraak te maken
Ilaria Montrone avatar
Geschreven door Ilaria Montrone
Meer dan een week geleden bijgewerkt

De Kalender is een van de belangrijkste secties van Treatwell Pro, omdat het de salon in staat stelt om klantboekingen snel en efficiënt te organiseren en te beheren. Vanuit de Kalender kun je een nieuwe afspraak maken, waarbij je alle informatie over de klant en de te verrichten behandeling toevoegt.

Hoe een nieuwe afspraak maken

Een nieuwe afspraak toevoegen in Treatwell Pro

  • Open de agenda naar de afspraak datum (zoek ernaar via de kalender door op het pictogram rechtsboven op het scherm te klikken);

  • Klik op de gewenste tijd binnen de kolom van het teamlid die de behandeling zal uitvoeren: het tabblad de afspraak zal openen waar je informatie over kunt invoeren. Als er geen gegevens zijn ingevoerd, wordt de afspraak na een paar seconden automatisch verwijderd uit het systeem.

Klantgegevens toevoegen

Als de klant al is geregistreerd in het adresboek, is het voldoende om hun naam in de "Naam en Achternaam" balk in te voeren en de juiste optie uit de vervolgkeuzelijst te kiezen. the telephone number and the e-mail address.Naast de naam en achternaam kan de afspraak ook het invoeren van twee andere belangrijke klantgegevens vereisen: het telefoonnummer en het e-mailadres.

  • Telefoonnummer

  • E-mail.

Als de informatie al aanwezig is in het adresboekje van de klant, zal dit niet opgevraagd worden tijdens het aanmaakproces. Indien één of beide contacten echter nog niet geregistreerd zijn, ze zullen op het afsprakenblad moeten worden ingeschreven: op deze manier, de informatie in het adresboek zal ook worden bijgewerkt.

Als de klant daarentegen nog niet op de lijst van klanten staat hij wordt automatisch herkend als nieuw zodra zijn naam in de relevante balk wordt getypt. Voor nieuwe klanten moeten ook een telefoonnummer en een e-mailadres worden ingevoerd. De gegevens worden opgeslagen door op het blauwe vinkje te klikken in de rechterbovenhoek.

Let op: Bij het registreren van nieuwe klanten in de klantenlijst het is raadzaam eerst de achternaam in te voeren en vervolgens de voornaam om verwarring te voorkomen bij het zoeken en om ervoor te zorgen dat meldingen en herinneringen voor afspraak correct worden verzonden.

We raden u ook aan om de e-mail altijd in te voeren, zodat de klant na de afspraak een beoordeling kan achterlaten.

Services aan de afspraak toevoegen

Om de boeking te voltooien, de door de klant gevraagde diensten moeten worden toegevoegd door op '+ Service toevoegen' te klikken en het gewenste item uit de lijst te kiezen. Verschillende diensten kunnen volgens dezelfde procedure aan dezelfde afspraak worden toegevoegd. Onder "+ Service toevoegen" zijn er twee tabbladen voor snelle selectie:

  • Favorieten, met de meest gevraagde diensten van de client;

  • Meest populair met de diensten ingesteld als een snelkoppeling door de salon (ze worden weergegeven op de Behandeling app onder de meest populaire diensten).

Let op: als er op dat moment geen medewerkers beschikbaar zijn voor de toegevoegde service, verschijnt er een waarschuwingsbanner.

Bewerk service details en voeg notities toe

Voor elke dienst die aan de afspraak wordt toegevoegd, is het mogelijk om enkele belangrijke details te bewerken, waaronder

  • de duur van de dienst

  • Het teamlid dat de behandeling zal uitvoeren. Door het selecteren van een teamlid uit de lijst, wordt de service automatisch verplaatst naar de juiste kolom in de kalender.

  • Geef aan of een klant een specifiek teamlid heeft aangevraagd door te klikken op de letter 'R' die naast de naam van de operator verschijnt;

  • de schoonmaaktijd die nodig is om het werkstation op te ruimen na de service.

Het is ook mogelijk om extra notities toe te voegen met betrekking tot de benoeming en behandeling

(bv. specifieke voorkeuren en behoeften, allergieën, enz.) door op het notitieboekpictogram naast de R te klikken.

Klik op de rechterbovenhoek om de ingevoerde informatie en de afspraak op te slaan in kalender.

Na het besparen is het niet meer mogelijk om meer diensten toe te voegen: indien nodig je moet een aparte afspraak maken of de vorige verwijderen en opnieuw aanmaken door alle vereiste diensten toe te voegen.

Let op: Als de geselecteerde dienst niet wordt aangeboden door de ingestelde teamleden, de benoeming zal worden ingevoerd in de kolom van de dichtstbijzijnde en meest gemachtigde werknemer voor die dienst.

Was dit een antwoord op uw vraag?