Bij het sluiten van de salon, is het ook belangrijk om de werkdag in het beheersysteem te sluiten. Op deze manier biedt Treatwell Pro een globaal overzicht waarmee je kunt controleren of de uitgevoerde transacties (met kaarten, contant geld en cheques) en de geannuleerde transacties overeenkomen met de operaties die aan het einde van de dag op de POS en het kasfonds worden uitgevoerd.
Het geïnde bedrag op het beheersysteem moet precies overeenkomen met de echte transacties: het is daarom essentieel om de getallen die aanwezig zijn op Treatwell Pro te vergelijken met het bedrag dat daadwerkelijk is verzameld in de salon eind de dag voordat je afsluit om ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn opgenomen en overeenkomen met de realiteit.
Zodra de afsluitingsprocedure is afgerond, wordt een end-of-day-rapport gegenereerd en alle POS-functies die een zakelijke transactie creëren (bv. contant, terugbetaling, opname of storting van contant) worden gedeactiveerd tot de volgende kalenderdag, met het begin van de nieuwe werkdag.
Sluiting van de dag
Om een sluiting uit te voeren, moet je eerst de "Contant" sectie van Treatwell Pro , via het zijmenu.
Klik vervolgens op het ontvangstbewijs icoon in de rechter bovenhoek van de pagina. Je moet jouw inloggegevens invoeren (het is verplicht in te loggen als "Eigenaar" of "Ontvangers" om de dag te sluiten).
Zodra je bent ingelogd, zul je het "Einde van de dag" rapport zien waar je al jouw transacties voor de dag kunt doornemen. Onderaan het rapport, klik op de knop "Sluit en verstuur email" om te stoppen met de fiscale dag.
Opgelet: Het sluiten van de dag is onomkeerbaar en kan slechts eenmaal per dag plaatsvinden. Het is daarom raadzaam om ervoor te zorgen dat er geen verdere transacties worden voorzien voordat de procedure wordt voortgezet.
Hoe lees ik het "Einde van de dag" rapport
Bij sluiting wordt de "Einde van de dag" ter beschikking gesteld, een rapport dat alle transactie- en betalingsmethoden omvat.
Voordat je het rapport leest, kun je klikken "Vergelijk met dezelfde dag vorig jaar", welke kostenstijgingen of dalingen ten opzichte van dezelfde dag in het voorgaande jaar melden.
De blauwe balk aan de bovenkant van het rapport geeft het volgende aan:
Aantal transacties voor de dag: hoeveel transacties er op deze dag zijn gedaan.
Brutobedrag: geeft de waarde aan van alle transacties gemaakt voor belastingaftrek.
NB: Als de "Vergelijk met dezelfde dag vorig jaar" optie is geselecteerd, een grijze balk zal ook weergegeven worden met de vergelijking
Het verslag bevat ook de volgende samenvatting, die betrekking heeft op de dag:
Totaal klanten van de dag en uitsplitsing per geslacht
Gemiddelde transactiewaarde: berekend door de som van alle ontvangsten/facturen te delen afgegeven door het aantal ontvangsten
Transacties: Het aantal afschriften uitgegeven
Aantal facturen uitgegeven
Factuurbedrag: de waarde van de uitgegeven facturen
Behandelingen: de inkomsten in €/€ van alle behandelingen
Producten: de omzet in €/€ van alle verkochte producten
Promoties: de totale omzet € / € van de aanbiedingen verkocht
Openstaand saldo ingewisseld: als je een openstaand saldo hebt, verwijst dit bedrag naar het bedrag dat je hebt verzameld met de waarde van je transacties
Hieronder worden de betaalmethoden die klanten worden gebruikt voor de transacties van vandaag afgebroken:
Kaarten: totaalbedrag betaald met creditcard of betaalpas (Mastercard, Visa, Amex enz..)
Prepaid krediet: het totale bedrag van betalingen gemaakt met prepaid krediet (krediet eerder verkocht via promotionele pakketten)
Contant: het totale bedrag van contante betalingen
Controle/bankoverschrijvingen: het bedrag van betalingen gedaan door middel van cheque/bankoverschrijving
Online betaalde betalingen: het totale bedrag aan betalingen die direct online worden gedaan
Openstaand: transacties waarvoor de betaling niet is voltooid
Aan de rechterkant van het verslag staat een grafiek met een samenvatting van de producten en diensten die de huidige dag worden verkocht.
Wat te doen in het geval van errors
In geval van fouten tijdens het einde van de dag het zal niet mogelijk zijn om een corrigerende transactie uit te voeren tot de volgende kalenderdag. Om te voldoen aan de belasting- en boekhoudkundige vereisten blijft het verslag per dag onveranderd. Elke (correctie) transactie zal altijd deel uitmaken van het eindrapport.
In geval van fouten, is het raadzaam om een schriftelijke verklaring voor te bereiden voordat er een belasting audit (bijvoorbeeld een notitie zoals "Operationele fout bij het uitvoeren van het einde van de dag sluiting van 06/08/2018" kon worden toegevoegd aan de documenten). Als basisprincipe echter het is goed om ervoor te zorgen dat dit soort fouten zoveel mogelijk voorkomen wordt (bijvoorbeeld door het goed opleiden van werknemers) en dat een eind aan het sluiten correct gebeurt.