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¿Cómo bloqueo una parte de mi agenda?
¿Cómo bloqueo una parte de mi agenda?
V
Escrito por Victor
Actualizado hace más de una semana

Establecer el horario del salón

Establecer correctamente los horarios de apertura/cierre de tu salón y los turnos de tus empleados te permite alinear perfectamente su disponibilidad online dentro de su horario laboral.

Por lo tanto, los clientes solo podrán reservar en las horas en las que el salón esté abierto y los empleados estén disponibles. El horario que establezcas también definirá los márgenes horarios de la vista de tu Agenda de Treatwell Pro. Como resultado, las horas previas a la apertura y las posteriores al cierre no serán visibles.

Para establecer los horarios de apertura y cierre de tu salón, primero deberás hacer clic en la opción «Horarios» en el menú lateral de Treatwell Pro y luego seleccionar el subapartado del mismo nombre.

Al seleccionar un día de la semana de la lista de la izquierda, se abrirá la página de edición donde puedes indicar:

  • El horario de apertura (de... a....)

  • Cualquier descanso (en caso de que el salón tenga un horario partido, cerrando a mitad del día).

Los días en los que el salón está cerrado podrás desactivar el horario 'apagando' el interruptor correspondiente al día que deseas cerrar. De esta forma, estos días dejarán de estar visibles en la agenda y en los servicios de reserva online.

Cómo establecer aperturas extraordinarias en el salón

Si se necesita, es posible cambiar los horarios de apertura del salón, anticipando o posponiendo el horario de apertura predeterminado. Esto se puede configurar a través de la subsección «Apertura extraordinaria», nuevamente desde la sección «Horarios» en el menú lateral.

Esta función es especialmente útil si quieres estar disponible en días festivos (añadidos como cierre anticipado según el calendario nacional) o en días que sueles cerrar.

Para configurar este tipo de aperturas, se deben introducir los siguientes datos:

  • La fecha de apertura

  • El horario de apertura (de... a....)

  • Un descanso (si es necesario)

Cómo establecer cierres extraordinarios en el salón

La subsección «Cierres extraordinarios» en el área de «Horarios», por otro lado, se refiere a cierres en días particulares (por ejemplo, en festividades locales o días laborables, cuando el salón estará cerrado excepcionalmente). Las fiestas nacionales, además, ya viene establecidas automáticamente en Treatwell Pro, dependiendo del país de origen.

Para establecer un cierre extraordinario, simplemente indica la fecha en la que el salón no abrirá y guarda el cambio.

En caso de un cierre extraordinario, es importante verificar primero las reservas existentes para el día que se 'bloquearán' en el calendario y reprogramarlas si ya se han confirmado.

Cómo configurar los horarios del personal

Una opción adicional que permite cambiar los horarios visibles en la Agenda y bloquear la posibilidad de que entren reservas en determinados momentos del día es la gestión de los turnos de los empleados. En Treatwell Pro, es posible establecer diferentes horas de trabajo para cada profesional. De esta manera, los clientes que utilicen la aplicación o el widget para hacer sus reservas solo verán los huecos libres de los profesionales dentro de sus horas de trabajo.

Para organizar los turnos de trabajo en el sistema de gestión, debes entrar a la sección «Profesional» del menú lateral. Al hacer clic en el nombre de un miembro del equipo en la lista, se abrirá una página donde puedes editar los detalles de este miembro del personal, incluido su horario en la subsección «Turnos».

Al hacer clic en el botón «Gestionar» en el cuadro, se abre la pantalla de edición para modificar el horario y los turnos del profesional. Aquí se pueden indicar los siguientes datos:

  • Días de la semana en las que trabaja el profesional (seleccionando los días deseados)

  • Horas de inicio y finalización del turno (que se indicarán para cada día laboral)

  • Cualquier descanso durante el día

Una vez que hayas introducido los datos requeridos, puedes editar la pestaña «Definir turnos». Aquí podrás aplicar los mismos turnos a un profesional durante todo el año o definirlos mes a mes.

Se aconseja establecer turnos con mucha antelación para que la agenda ya esté configurada correctamente para recibir futuras citas.

Cómo hacer cambios diarios en el horario de los profesionales

Esta función te permite realizar rápidamente cambios en las horas de trabajo de un profesional para un día determinado, bloqueando así ciertos periodos de tiempo en la agenda para que no entren citas.

Esta opción permite ‘desactivar’ determinados intervalos de tiempo en caso de circunstancias especiales (enfermedad, permiso, descanso para almorzar, etc.). De esta manera, los clientes que usan la aplicación o el widget de Treatwell para hacer reservas no verán los momentos en los que el profesional no está presente.

Se pueden modificar los horarios diariamente directamente desde la agenda, haciendo clic en el nombre del profesional cuyo horario se desea editar.

Las opciones disponibles incluyen:

  • Asuntos propios

  • Pausa almuerzo

  • Reunión

  • Cita comercial

  • Formación

  • Recuperación

  • Enfermedad

  • Otro salón

En todos estos casos, se pueden agregar notas adicionales para incluir detalles importantes sobre el bloqueo en el calendario (por ejemplo, el nombre del representante con el que se celebrará una reunión de ventas en el caso de una cita).

Los últimos tres elementos en el menú de edición de horarios diarios del profesional son:

  • Forzar el horario del día: te permite cambiar el tiempo de trabajo de un profesional para el día seleccionado solamente. Puedes aumentar o disminuir el tiempo establecido de forma predeterminada (la disponibilidad en línea para las reservas también cambiará en consecuencia). Tras arreglar los horarios de un profesional, aparecerá el icono de un reloj junto a su nombre en la agenda.

  • Imprimir resumen: te permite imprimir la lista de citas del día de ese profesional.

  • Overbooking: te permite ver las citas que entran fuera de las horas de trabajo del empleado determinado.

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