Einstellen der Salonöffnungszeiten
Durch die korrekte Einstellung der Öffnungs- und Schließungszeiten des Salons und der Dienstpläne Ihres Teams können Sie die online sichtbare Verfügbarkeit und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter*innen perfekt aufeinander abstimmen.
Ihre Kund*innen können nur zu Zeiten buchen, zu denen der Salon geöffnet und Ihr Team anwesend ist. Die eingestellte Zeit bestimmt auch den Zeitrahmen des Treatwell Pro-Kalenders. Zeiten vor und nach dem Ende der Öffnungszeiten sind daher nicht sichtbar.
Um die Öffnungs- und Schließungszeiten Ihres Salons festzulegen, gehen Sie im Treatwell Pro-Seitenmenü auf „Öffnungszeiten“ und wählen dort den gleichnamigen Unterabschnitt.
Wählen Sie einen Wochentag aus der Liste links aus, um die Bearbeitungsseite zu öffnen, auf der Sie die entsprechenden Angaben machen können:
Öffnungszeiten (von... bis....);
Eventuelle Pausen (falls der Salon einen geteilten Dienstplan hat und in der Mittagszeit schließt).
Tage, an denen der Salon geschlossen ist, können in der Liste auf der linken Seite mit über den Schalter deaktiviert werden. So sind diese Tage nicht mehr im Kalender oder für Online-Buchungen sichtbar.
So richten Sie zusätzliche Arbeitstage für den Salon ein
Bei Bedarf können Sie die Öffnungszeiten des Salons ändern, indem Sie die Standardöffnungszeit verkürzen oder verlängern. Sie können diese Einstellung im Treatwell Pro-Seitenmenü auf „Öffnungszeiten“ über im Unterabschnitt „Zusätzliche Arbeitstage“ vornehmen.
Diese Funktion ist besonders nützlich für Buchungen an Feiertagen (die als Feiertage im nationalen Kalender eingetragen sind) oder für Tage, an denen der Salon normalerweise geschlossen ist.
Zur Einrichtung von zusätzlichen Öffnungen sind folgende Angaben erforderlich:
Das Datum;
Die Öffnungszeit (von... bis...);
Eventuelle Pausen (falls erforderlich).
So richten Sie geplante Schließungen des Salons ein
Der Unterabschnitt „Zusätzliche Schließtage“ im Abschnitt „Öffnungszeiten“ bezieht sich auf Schließungen an bestimmten Tagen (z. B. an lokalen Festtagen oder Tagen, an denen der Salon im Ausnahmefall geschlossen ist). Nationale Feiertage werden von Treatwell Pro je nach Land automatisch eingestellt.
Um eine außerordentliche Schließung festzulegen, geben Sie einfach das Datum an, an dem der Salon nicht geöffnet sein wird, und speichern Sie die Änderung.
Im Falle einer außerordentlichen Schließung ist es wichtig, zunächst alle bestehenden Buchungen für den zu „blockierenden“ Tag im Kalender zu überprüfen und sie zu verschieben, falls diese bereits bestätigt wurden.
So erstellen Sie Dienstpläne für Ihr Team
Eine zusätzliche Möglichkeit, die im Kalender sichtbaren Zeiten für Buchungen zu bestimmten, ist die Verwaltung von Dienstplänen. In Treatwell Pro ist es möglich, unterschiedliche Arbeitszeiten für einzelne Mitarbeiter*innen festzulegen. Auf diese Weise können Kund*innen nur bestimmte Mitarbeiter*innen innerhalb ihrer Arbeitszeiten über die App oder das Widget buchen.
Um Arbeitsschichten im Managementsystem zu organisieren, gehen Sie über das Seitenmenü zum Abschnitt „Team“. Klicken Sie auf den Namen eines Teammitglieds in der Liste, um die Seite zur Bearbeitung der Details öffnen, einschließlich des Dienstplans im Unterabschnitt „Zeitpläne“.
Ein Klick auf die Schaltfläche „Verwalten“ öffnet die Bearbeitungsseite für den Zeitplan und die Schichten des Teammitglieds. Die folgenden Einstellungen können hier vorgenommen werden:
Wochentage, an denen das Teammitglied arbeitet (durch Ankreuzen der gewünschten Tage);
Beginn und Ende der Schicht (für jeden Arbeitstag anzugeben);
Alle Pausen während des Tages.
Nachdem Sie die erforderlichen Daten eingegeben haben, können Sie die Registerkarte „Abfolge festlegen“ bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, einem Teammitglied das ganze Jahr über dieselben Schichten zuzuweisen oder sie Monat für Monat festzulegen.
Sie sollten Schichten möglichst lange im Voraus festzulegen, damit der Kalender für künftige Termine richtig eingerichtet ist.
So nehmen Sie tägliche Änderungen am Dienstplan vor
Mit dieser Funktion können Sie schnell die Arbeitszeiten eines Teammitglieds für einen bestimmten Tag ändern und so bestimmte Zeitabschnitte im Terminkalender blockieren, sodass keine Termine eingetragen werden können.
Diese Option ermöglicht es, bestimmte Zeitfenster bei besonderen Umständen (Krankheit, Urlaub, Mittagspause usw.) zu „deaktivieren“. Auf diese Weise sehen Kund*innen, die über die Treatwell-App oder das Widget buchen, nur die Zeiten, in denen der/die Mitarbeiter*in tatsächlich anwesend ist.
Die tägliche Änderung des Dienstplans kann direkt im Kalender aufgerufen werden, indem Sie auf den Namen des gewünschten Teammitglieds klicken.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Urlaub
Mittagspause
Meeting
Geschäftstermin
Vorbereitung
Erholung
Krankheit
Anderer Salon
In all diesen Fällen können zusätzliche Notizen hinzugefügt werden, um wichtige Details über den Block in den Kalender einzutragen (z. B. den Namen des Vertreters, mit dem ein Termin stattfindet).
Die letzten drei Optionen zum Bearbeiten des Tagesplans sind:
Individuelle Arbeitszeiten eintragen: Ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeit eines Teammitglieds nur für den ausgewählten Tag zu ändern. Sie können die voreingestellte Zeit verlängern oder verkürzen (die Online-Verfügbarkeit für Buchungen passt sich entsprechend an). Nach der Änderung des Dienstplans eines Teammitglieds wird im Kalender neben dem Namen ein Uhr-Symbol angezeigt;
Zusammenfassung drucken: Ermöglicht es Ihnen, die Liste der Termine dieses Tages für das jeweilige Teammitglied zu drucken;
Überbuchung: Ermöglicht die Eingabe von Terminen außerhalb der Standardarbeitszeit des Teammitglieds.