Am Ende des Tages im Salons ist es wichtig, den Geschäftstag im Managementsystem zu schließen. Treatwell Pro erstellt damit eine globale Übersicht, mit der Sie überprüfen können, ob die durchgeführten (per Karten, Bargeld und Scheck) und ausstehenden Transaktionen mit den getätigten Vorgängen im Salon und dem Kassenbestand am Tagesende übereinstimmen.
Der im Managementsystem erfasste Betrag muss genau mit den tatsächlichen Transaktionen übereinstimmen: Es ist unerlässlich, die Zahlen in Treatwell Pro mit dem Betrag zu vergleichen, der tatsächlich im Salon am Ende des Tages vor der Schließung eingenommen wurde, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt erfasst wurden und der Realität entsprechen.
Nach Abschluss des Vorgangs wird ein Tagesabschlussbericht erstellt und alle Kassenfunktionen, die Geschäftsvorgänge auslösen (z.B. Bargeld, Rückerstattung, Abhebung oder Bareinzahlung), werden bis zum Beginn des nächsten Arbeitstages deaktiviert.
Tagesabschluss
Um den Abschluss zu tätigen, gehen Sie zunächst über das Treatwell Pro-Seitenmenü in den Bereich „Kasse“.
Klicken Sie dann auf das Quittungssymbol in der oberen rechten Ecke der Seite. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein (es ist erforderlich sich als „Inhaber*in“ oder „Rezeptionist*in“ anzumelden, um den Tag abzuschließen).
Nach der Anmeldung sehen Sie den Bericht „Tägliche Zusammenfassung“, der Ihnen einen Überblick über alle Transaktionen des Tages gibt. Klicken Sie unten auf „Tag abschließen und E-mail senden“, um den Geschäftstag abzuschließen.
Beachten Sie: Der Tagesabschluss ist nicht rückgängig zu machen und kann nur einmal am Tag durchgeführt werden. Vergewissern Sie sich deshalb, dass keine weiteren Transaktionen geplant sind, bevor Sie fortfahren.
Wie Sie den Bericht „Tägliche Zusammenfassung“ lesen
Nach Abschluss des Vorgangs wird die „Tägliche Zusammenfassung“ zur Verfügung gestellt, ein Bericht, der alle Transaktionen und Zahlungsarten des Tages auflistet.
Bevor Sie den Bericht lesen, können Sie „Vergleich mit dem Vorjahrestag“ ankreuzen, um etwaige Steigerungen oder Rückgänge bei den Einnahmen und Leistungen im Vergleich zum Vorjahr zu prüfen.
Der blaue Balken am oberen Rand des Berichts zeigt:
Anzahl der Transaktionen des Tages: Wie viele Transaktionen am aktuellen Tag durchgeführt wurden
Bruttobetrag: Der Wert aller getätigten Transaktionen vor Abzug der Steuern.
Beachten Sie: Wenn die Option „Vergleich mit dem Vorjahrestag“ gewählt wurde, wird auch ein grauer Balken angezeigt, der den Vergleich darstellt.
Der Bericht enthält auch die folgende Zusammenfassung, die sich auf den entsprechenden Tag bezieht:
Gesamtzahl der Kund*innen des Tages und Aufschlüsselung nach Geschlecht
Durchschnittseinnahmen: Berechnet sich aus der Summe aller ausgestellten Quittungen/Rechnungen geteilt durch die Anzahl der Belege
Transaktionen: Die Anzahl der ausgestellten Belege
Anzahl der ausgestellten Rechnungen
Rechnungsbetrag: Der Wert der ausgestellten Rechnungen
Services: Die Einnahmen in €/CHF für alle durchgeführten Behandlungen
Produkte: Die Einnahmen in €/CHF aller verkauften Produkte
Promos: Die Gesamteinnahmen €/CHF der verkauften Promos
Bezahlte Aussentstände: Wenn Sie einen ausstehenden Betrag haben, bezieht sich diese Zahl auf den Betrag, den Sie mit dem Wert Ihrer Transaktionen gesammelt haben
Nachfolgend werden die von den Kund*innen für die heutigen Vorgänge verwendeten Zahlungsmittel aufgeschlüsselt:
Karten: Der Gesamtbetrag, der mit einer Kredit- oder Debitkarte (Mastercard, Visa, Amex usw.) bezahlt wurde
Vorausbezahltes Guthaben: Der Gesamtbetrag der Zahlungen, die mit vorausbezahltem Guthaben getätigt wurden (Guthaben, das zuvor als Promo verkauft wurde)
Bargeld: Der Gesamtbetrag der bar getätigten Zahlungen
Schecks/Überweisungen: Der Gesamtbetrag der per Scheck/Überweisung getätigten Zahlungen
Online bezahlt: Der Gesamtbetrag der direkt online erfolgten Zahlungen
Ausseenstände: Buchungen, für die die Zahlung noch nicht abgeschlossen ist
Auf der rechten Seite des Berichts befindet sich ein Diagramm mit einer Übersicht über die am aktuellen Tag verkauften Produkte und Services.
Was tun im Falle von Fehlern
Bei Fehlern während des Tagesabschlusses ist eine Korrektur erst am folgenden Kalendertag möglich. Um den steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen zu genügen, bleibt der fehlerhafte Tagesabschlussbericht unverändert. Alle (korrigierten) Vorgänge werden immer in den Tagesabschlussbericht aufgenommen.
Bei Fehlern empfiehlt es sich, vor einer Betriebsprüfung eine schriftliche Erklärung abzugeben (z. B. könnte den Unterlagen ein Vermerk wie „Betriebsbedingter Fehler bei der Durchführung des Tagesabschlusses vom 06.08.2018“ beigefügt werden). Grundsätzlich sollte jedoch gewährleistet werden, dass diese Art von Fehlern so weit wie möglich vermieden werden (z. B. durch entsprechende Schulung der Mitarbeiter) und jeder Tagesabschluss korrekt durchgeführt wird.